L'obbligo di ritenzione fiscale secondo la legge olandese

Aggiornato il 26 giugno 2023

Quando avvii un'attività in Olanda, dovrai rispettare tutte le leggi olandesi che regolano l'ambiente imprenditoriale. Una di queste leggi è il cosiddetto obbligo di ritenzione fiscale. Questo essenzialmente ti dice che devi archiviare la tua amministrazione aziendale per un certo numero di anni. Perché? Perché questo consente alle autorità fiscali olandesi di controllare la tua amministrazione ogni volta che lo ritengono opportuno. L'obbligo di ritenzione fiscale è un obbligo legale che si applica a tutti gli imprenditori nei Paesi Bassi. Se sei abituato a lavorare con file piuttosto vecchi e modi di archiviare la tua amministrazione, questa può rivelarsi una vera sfida. C'è anche una buona possibilità che, senza saperlo, non rispetti l'obbligo di conservazione.

In sostanza, l'obbligo di ritenzione fiscale afferma che tutti gli imprenditori nei Paesi Bassi sono legalmente obbligati a mantenere l'amministrazione della loro azienda per sette anni. Si prega di notare che per alcuni documenti si applica il periodo di conservazione di sette anni, ma per altri di dieci anni. I documenti devono inoltre essere conservati in modo da consentire agli ispettori delle autorità fiscali olandesi di controllare facilmente l'amministrazione entro un periodo di tempo ragionevole. In questo articolo, illustreremo cosa significa l'obbligo di ritenzione fiscale per la tua azienda, come puoi rispettarlo e quali insidie ​​​​a cui prestare attenzione.

Informazioni sull'obbligo di ritenzione fiscale

Come abbiamo già spiegato in precedenza, tutti gli imprenditori olandesi hanno l'obbligo legale di offrire alle autorità fiscali olandesi l'opportunità di controllare l'amministrazione fino a sette anni fa. Questo vale per i dati di base sulle tue spese e guadagni finanziari, come la contabilità generale, la tua amministrazione delle scorte, i conti attivi e passivi, l'amministrazione degli acquisti e delle vendite e l'amministrazione delle buste paga. Quindi tutto il denaro che esce e entra durante un determinato anno fiscale, che va dall'1^st di gennaio fino al 31^st di dicembre. È necessario tenere presente che ciò significa che ogni singolo imprenditore olandese deve essere in grado di mostrare tutti i dati degli ultimi sette (o dieci) anni, durante un controllo casuale da parte delle autorità fiscali. Casuale significa che possono arrivare senza preavviso, quindi generalmente devi sempre essere preparato.

Ci sono molte possibili ragioni per l'esecuzione di un controllo, anche se a volte si tratta solo di un controllo generale. Le autorità fiscali potrebbero semplicemente decidere che hai bisogno di un controllo periodico, per assicurarti che tu stia facendo tutto legalmente e che la tua amministrazione sia aggiornata. Questi controlli avvengono in modo casuale, ma non molto spesso. In altri casi, c'è principalmente un chiaro motivo per cui le autorità fiscali decidono di controllarti. Ad esempio, hai inviato dichiarazioni che le autorità fiscali ritengono sospette. Oppure potresti pensare a un'indagine che l'ispettore fiscale esegue presso uno dei tuoi fornitori, o un partner commerciale o altra terza parte coinvolta. L'ispettore richiede quindi l'accesso alla tua amministrazione e vede se può rilevare errori o irregolarità. Ecco perché contabili e commercialisti spesso fanno notare ai propri clienti che è molto importante gestire un'amministrazione ben progettata e concisa.

Non solo perché le autorità fiscali possono intervenire nella tua amministrazione, ma anche per altri vantaggi specifici per te e la tua azienda. Se gestisci una solida amministrazione, questo ti fornisce informazioni sui tuoi dati finanziari. Puoi vederlo in qualche modo parallelo a un libro di famiglia: controlli tutti i soldi che entrano ed escono. Ciò significa che sai esattamente dove ci sono problemi, ad esempio, quando spendi più in beni di quanto realizzi effettivamente in profitti. Nonostante il fatto che la possibilità che un ispettore bussi alla tua porta potrebbe non essere grande, è comunque saggio avere l'amministrazione in ordine. Per gli imprenditori, la contabilità è anche una fonte affidabile di cifre per prendere decisioni informate. Ciò significa che è più facile decidere quando investire in qualcosa di nuovo, invece di investire meno e guadagnare di più per un periodo di tempo. Ti dà una visione generale della redditività della tua azienda, che è molto importante se vuoi ottenere un vero successo.

Quando si applica il periodo di obbligo di conservazione di 10 anni?

Come accennato in precedenza, il periodo regolare di conservazione è di 7 anni. In alcuni casi, gli imprenditori dovranno conservare informazioni e dati per alcuni anni in più, vale a dire 10 anni. Una delle situazioni in cui si applica questo obbligo di conservazione prolungata è quando possiedi o affitti un edificio per uffici o un altro tipo di locale commerciale. I dati sui beni immobili sono soggetti a un obbligo di conservazione di dieci anni, quindi se possiedi qualsiasi tipo di bene tramite la tua società, sei soggetto al periodo di conservazione più lungo. Lo stesso vale quando la tua azienda fornisce, o è coinvolta nella fornitura, servizi di trasmissione radiofonica e televisiva, servizi elettronici e/o servizi di telecomunicazione, e ha anche optato per il cosiddetto schema OSS (One-Stop-Shop). Tieni presente che in realtà è del tutto possibile stipulare accordi con le autorità fiscali su determinati regolamenti o disposizioni, come ad esempio:

• Quanto dovrebbe essere dettagliata l'amministrazione
• Il modo in cui vengono tenuti i registri
• Conservazione dei dati diversi da quelli di base per un periodo di tempo più breve

Conservare e aggiornare, se del caso, anche i "dati anagrafici" di registrazione temporale per la detrazione annuale dell'imposta sull'impresa. Questo vale anche per mantenere una buona registrazione del chilometraggio. Dovresti tenerne uno per usare la tua auto privata per lavoro, o viceversa: quando usi la tua auto aziendale solo per lavoro e mai privatamente.

Chi dovrebbe mantenere un'amministrazione, esattamente?

Una delle prime domande che ti potresti porre è chi è obbligato a mantenere un'amministrazione per almeno 7 anni? In realtà, ogni singolo imprenditore è tenuto a farlo. Non importa quanto grande o piccola sia la tua attività: l'obbligo spetta a ogni imprenditore olandese. Non è necessario solo mantenere un'amministrazione, ma anche l'amministrazione deve essere tenuta in modo da consentire alle autorità fiscali di controllarla. Quindi, ci sono alcune regole e regolamenti coinvolti, il che significa che la tua amministrazione deve essere corretta secondo la legge olandese. Hai bisogno di questa amministrazione per presentare correttamente la dichiarazione IVA e la dichiarazione di cessioni intracomunitarie (PIC), ma anche per poter svolgere correttamente la tua attività. In generale, questo significa che devi conservare tutti i documenti originali, così potrai mostrarli all'ispettore delle imposte quando effettuerà un controllo.

Chi è esonerato dalla tenuta della documentazione IVA completa?

Ci sono alcuni imprenditori che non devono tenere registri IVA completi:

• Imprenditori che forniscono solo beni o servizi esenti da IVA
• Persone giuridiche che non sono imprenditori, ma hanno un numero di partita IVA

Ulteriori obblighi amministrativi

Possiedi un'azienda che commercia in beni a margine? Quindi si applicano ulteriori obblighi amministrativi. Cosa sono i beni a margine? I beni marginali sono generalmente beni usati (di seconda mano), che hai acquistato senza pagare l'IVA. A determinate condizioni, anche i seguenti articoli possono essere considerati beni marginali:

• Arte
• Antiquariato
• Oggetti da collezione acquistati o importati con IVA.

Cosa rientra nella categoria merce usata?

I beni usati sono tutti i beni che puoi riutilizzare, indipendentemente dal fatto che siano stati riparati o meno. Si prega di notare che tutti i beni acquistati da un privato sono sempre usati, anche se non sono mai stati usati. I beni usati comprendono anche i beni che sono stati allevati in proprio o, come nel caso dei cavalli. Quando scambi merci a margine, devi tenere dei registri. Ciò è dovuto al fatto che il commercio di beni marginali è soggetto a obblighi amministrativi generali. Oltre a questo, si applicano regole diverse alla tua amministrazione dei beni a margine. L'acquisto e la vendita di beni marginali devono, ovviamente, essere conservati nei tuoi registri. Per questi beni, ci sono due diversi metodi per raggiungere questo obiettivo:

• Calcoli l'IVA per singolo bene e tieni traccia degli acquisti e delle vendite per articolo nella tua amministrazione. Le autorità fiscali lo chiamano il metodo individuale.
• Si calcola l'IVA sul margine di profitto totale in un periodo di dichiarazione. Lo chiamiamo il metodo della globalizzazione.

Entrambe le modalità sono soggette ad ulteriori obblighi amministrativi. Quindi quale metodo usi? A questa domanda si può rispondere affermando che dipende dal tipo di merce quale metodo è consentito utilizzare. Il metodo della globalizzazione è obbligatorio per i seguenti beni:

• Mezzi di trasporto, quali auto, moto, biciclette, motorini e roulotte
• Abbigliamento
• Arredamento
• Libri e riviste
• Attrezzature fotografiche, cinematografiche e video
• Videocassette, DVD, cassette musicali, CD, LP, ecc.
• Strumenti musicali
• elettrodomestici
• Apparecchi elettrici
• Animali
• Arte, antiquariato e collezionismo (a determinate condizioni, come accennato in precedenza)

Il metodo della globalizzazione è obbligatorio anche per le parti, gli accessori e le forniture utilizzate in tali beni, in quanto costituiscono parte integrante dei beni marginali stessi. Quindi, anche se metti un nuovo tubo di scarico sulla tua auto usata, farà parte del margine buono (l'auto).

Merci che non sono qualificate come merci marginali

Commerciate in beni diversi da quelli marginali? Significa che la tua merce non è qualificabile come usata? Quindi è necessario applicare il metodo individuale, in contrasto con il metodo della globalizzazione. Il metodo della globalizzazione consente di compensare i margini di profitto negativi con i margini di profitto positivi. Tuttavia, questo non è consentito con il metodo individuale. In ogni caso, è del tutto possibile chiedere alle autorità fiscali olandesi di cambiare metodo, ogni volta che ritieni che questa sia la soluzione giusta per te. Solo nel caso in cui tu sia un banditore, o un intermediario che agisce per tuo conto in qualità di banditore, non puoi applicare il metodo della globalizzazione. Ciò può essere dovuto al fatto che un banditore funge da intermediario tra acquirenti e venditori e quindi non può essere visto come il proprietario dell'oggetto. Inoltre, puoi vendere beni a margine con IVA. Puoi effettivamente scegliere di vendere beni a margine con IVA. Puoi leggere cosa devi fare nella tua amministrazione sotto Conseguenze amministrative in caso di vendita in regime IVA normale.

I documenti esatti che devi conservare per un certo periodo di tempo

Come accennato in precedenza, è necessario conservare tutti i dati di base dell'amministrazione della propria azienda per un periodo di 7 anni, affinché le autorità fiscali possano verificarli. Il periodo di 7 anni inizia quando scade il valore corrente di qualsiasi bene o servizio. Per essere in grado di spiegare cosa significa "corrente" in questo contesto, possiamo usare l'esempio di un contratto di noleggio auto. Immagina di noleggiare un'auto per un periodo di 3 anni. Finché il contratto è attivo, il bene o il servizio è considerato attuale. Con la risoluzione del contratto, invece, il bene o servizio in quel momento non è più utilizzato e, pertanto, si qualifica come scaduto. Lo stesso vale per la situazione, quando effettui un pagamento finale per pagare qualcosa (off). Da quel momento in poi, è necessario conservare i dati relativi a questo bene o servizio per 7 anni consecutivi, poiché è da questo momento che inizia effettivamente il periodo di conservazione. Certo, vorresti sapere quali documenti e quali dati dovrai archiviare. I dati di base sono generalmente i seguenti:

• La contabilità generale
• L'amministrazione del magazzino
• L'amministrazione degli acquisti e delle vendite
• L'amministrazione dei conti attivi e passivi
• L'amministrazione paghe

Oltre ai suddetti dati di base, è necessario tenere conto del fatto che è necessario conservare anche tutti i dati anagrafici. I dati anagrafici si riferiscono ad argomenti come informazioni sui tuoi debitori e creditori e fascicoli di articoli. Si prega di notare che tutte le mutazioni nei dati anagrafici devono essere successivamente rintracciabili.

Il modo corretto di archiviare le fatture

Una parte importante dell'obbligo di conservazione è il modo specifico in cui i dati vengono ricevuti e archiviati. Secondo le disposizioni di legge che riguardano questo particolare argomento, è necessario conservare i libri, i documenti e i supporti dati importanti per la tassazione esattamente nello stesso modo in cui li si è ricevuti. Quindi, nel suo stato originale, ovvero la registrazione primaria dei dati di origine. Ciò significa che un documento ricevuto digitalmente deve anche essere archiviato digitalmente, il che può sembrare controintuitivo all'inizio, poiché l'archiviazione fisica dei dati è stata la norma per così tanto tempo. Questo non si applica più. Ad esempio, un preventivo o una fattura che ricevi via e-mail, deve essere archiviato come file digitale, poiché il modo originale in cui l'hai ricevuto è digitale. Secondo le regole dell'obbligo di conservazione, è possibile archiviare questo preventivo o fattura solo digitalmente.

Un'altra cosa che dovresti fare è archiviare la fonte del file che hai ricevuto, oltre a archiviare digitalmente ogni file digitale. Il solo salvataggio della fattura in sé non è sufficiente, perché le autorità fiscali vogliono che tu sia in grado di dimostrare che, dopo il ricevimento, la fattura non è stata regolata da te a mano. Quindi, te ne accorgi non solo memorizzando la fattura stessa, ma anche l'e-mail in cui è stata allegata la fattura. Ciò consente all'ispettore di vedere che la fattura salvata come file PDF o Word è realmente uguale a quella originariamente ricevuta via e-mail. I dati nel sistema informativo, i cosiddetti dati derivati, devono essere riconducibili ai dati di origine. Questa pista di controllo è una condizione importante quando si tratta di archiviare digitalmente l'amministrazione. Puoi anche chiedere ai tuoi clienti l'identificazione. Ciò che non è consentito, secondo le regole del GDPR, tuttavia, è che questa forma di identificazione venga copiata e, ad esempio, archiviata in un'amministrazione. Ciò è consentito solo nei casi in cui è obbligatorio, ad esempio quando stai assumendo un dipendente o le persone devono dimostrare la propria identità per diventare abbonati di (alcuni) dei servizi che offri.

Il modo corretto di mantenere un'amministrazione fisica

Una fattura o un altro documento che ricevi per posta su carta e che deve essere conservato, puoi effettivamente digitalizzare e archiviare digitalmente secondo le autorità fiscali. Quindi, in sostanza, si sostituisce il file sorgente, che è la fattura cartacea, con un file digitale. Questa si chiama conversione. Ma tieni presente che in questo scenario è necessario conservare anche il file originale, come accennato in precedenza, per il periodo legalmente vincolante. Durante la digitalizzazione, ci sono alcuni fattori importanti di cui dovresti essere informato. Gli imprenditori spesso digitalizzano scansionando le fatture, scattando una foto di documenti o disponendo di uno strumento di digitalizzazione collegato al loro programma di contabilità, chiamato anche "scansione e riconoscimento". Solo attraverso quest'ultima modalità di digitalizzazione è possibile digitalizzare le fatture non solo più facilmente, ma anche secondo la procedura corretta.

In un opuscolo sull'obbligo di conservazione, le autorità fiscali olandesi fanno riferimento alle condizioni che una conversione deve soddisfare. È importante, in questo caso, che le caratteristiche di sicurezza del documento originale non vengano perse. Ciò significa che conservi sempre fisicamente le fatture cartacee (in formato cartaceo) per un periodo di sette anni. Soprattutto le ricevute pagate in contanti sono difficili da verificare per le autorità fiscali per verificarne l'autenticità. D'altra parte, ci sono anche esempi di studi commercialisti che hanno stretto accordi con il fisco in merito. Ad esempio, gli uffici hanno ricevuto collettivamente il permesso per tutti i loro clienti di archiviare digitalmente le fatture fisiche, in modo che non debbano più conservare nulla su carta. È saggio per te, come imprenditore, esplorare le tue opzioni ed eventualmente parlare con le autorità fiscali dei tuoi desideri specifici. Spesso sono disposti a essere flessibili e ad aiutarti in certi modi, purché tu mantenga tutto pulito, trasparente e legale.

Il modo corretto per archiviare i dati digitali

Esistono diversi modi per archiviare correttamente i dati digitali. La condizione più importante è, ovviamente, che i dati debbano essere conservati per 7 (o 10) anni. Memorizzi tutti i tuoi dati e lavori sul tuo server? Quindi la legge fiscale olandese impone che sia necessario disporre di una buona procedura di backup, mentre è anche necessario eseguire questi backup in modo coerente. Inoltre, questi backup devono essere archiviati in una posizione diversa da quella in cui si trova l'amministrazione digitale. Potresti, ad esempio, utilizzare un disco rigido esterno a tal fine. È inoltre consentito e possibile optare per una soluzione cloud per archiviare i propri dati. Sapevi che il software di contabilità basato su cloud ha molti vantaggi, come i seguenti: 

• Tu e il tuo contabile o commercialista potete accedere ai dati da qualsiasi dispositivo
• I tuoi dati sono al sicuro e non possono essere persi o danneggiati se un computer o un altro dispositivo si blocca
• Puoi informarti e guidare la tua azienda sulla base di dati attuali reali
• Puoi anche collegare altri programmi al software di contabilità

Quando tieni a mente queste regole, sei abbastanza sicuro di archiviare la tua amministrazione digitale nel modo corretto. Descriveremo alcuni dettagli più interessanti riguardanti un'amministrazione digitale più avanti.

Ulteriori condizioni e requisiti relativi all'archiviazione digitale di file e dati

Hai archiviato dati su apparecchiature antiquate? L'obbligo di conservazione significa anche che i dati conservati devono essere accessibili. Quindi, dovrai essere in grado di accedere e aprire il file originale. Ciò significa che, ad esempio, le vecchie apparecchiature che consentono di accedere ai dati devono essere conservate, se alcuni file digitali possono essere consultati solo in questo modo. Puoi pensare a vecchi supporti di archiviazione, come un vecchio floppy disk o una versione precedente di Windows. Inoltre, la maggior parte dei pacchetti contabili supporta finanziariamente il cosiddetto file di audit. Il fascicolo di audit è un estratto della contabilità generale. Si noti, tuttavia, che non è sufficiente conservare solo il file di audit, perché non include tutte le registrazioni amministrative. Inoltre, tieni presente tutti i mezzi elettronici di comunicazione, come il tuo calendario, le app e gli SMS. Tutti i messaggi via e-mail, WhatsApp, SMS e persino Facebook dovrebbero essere conservati nella misura in cui sono considerati rientranti nella categoria "comunicazione aziendale". In caso di ispezione, queste informazioni devono essere rese disponibili nella forma richiesta dall'ispettore. Questa regola si applica anche alla tenuta di un'agenda digitale.

Ulteriori informazioni sulla conversione di un file cartaceo in un supporto digitale o di archiviazione

In determinate condizioni, è possibile trasferire i dati da un supporto di archiviazione a un altro. Ad esempio, la scansione di un documento cartaceo o il contenuto di un CD-ROM su una chiavetta USB. Naturalmente, ci sono alcune condizioni per poterlo fare, che sono le seguenti:

• La conversione viene eseguita correttamente e completamente
• I dati convertiti sono disponibili per l'intero periodo di conservazione
• Sei in grado di riprodurre i dati e renderli leggibili e controllabili entro un tempo ragionevole

Se riuscirai a rendertene conto, non sarai più obbligato a conservare i documenti cartacei. Quindi, se riesci a soddisfare le suddette condizioni, non hai più bisogno di conservare il documento originale. Questo ti farà risparmiare tempo e spazio, dato che non avrai più bisogno di un'amministrazione fisica. Quindi, sostanzialmente, la versione digitale prenderà il posto dell'originale. In linea di principio, la conversione è possibile per tutti i documenti, ad eccezione di:

1. Il bilancio
2. Il prospetto dell'attivo e del passivo
3. Alcuni documenti doganali.

Senza un'amministrazione fisica, puoi effettivamente risparmiare molto spazio in ufficio e te stesso un sacco di lavoro extra. Niente più ricerche in vecchi archivi o scatole da scarpe in armadi imbottiti. Quando si guarda agli sviluppi digitali degli ultimi 10-20 anni, è saggio fare il passo verso un'amministrazione completamente digitale. È quasi impossibile perdere un file archiviato digitalmente, soprattutto quando si utilizza una soluzione basata su cloud. Inoltre, è molto più facile e veloce eseguire il loop dei file digitali. Aiuta anche il tuo commercialista. Parlate con il vostro commercialista di tanto in tanto e cercate di impostare l'amministrazione in modo tale da rispettare l'obbligo legale di ritenzione. I programmi di contabilità online non solo forniscono amministrazioni più controllabili. Con firewall ben protetti e chiavi sicure, buoni programmi di contabilità online memorizzano automaticamente la tua amministrazione nel cloud. Puoi vederlo come una cassaforte digitale, in un luogo sicuro, a cui nessun altro può accedere a parte te e il tuo commercialista. Oppure: il fisco, quando l'ispettore deve controllare i tuoi libri.

Intercompany Solutions può informarla ulteriormente sull'obbligo di ritenzione fiscale

Come puoi vedere, c'è molto da fare con l'obbligo di ritenzione fiscale. È saggio rimanere sempre informati sulle ultime leggi in materia, in modo che tu sappia come imprenditore che stai operando in conformità con tutte le leggi olandesi applicabili. Il tuo commercialista dovrebbe effettivamente informarti su questo, così come su tutte le opzioni per rispettare questa legge in modo corretto e sicuro. Se non hai un commercialista e non sai come ottemperare, o magari hai appena avviato un'attività in proprio e sei nuovo su tali argomenti: in tutti questi casi, puoi sempre contattare Intercompany Solutions. Possiamo fornirti un'ampia consulenza finanziaria e fiscale, incluso il modo migliore per mantenere una corretta amministrazione. Possiamo anche offrire supporto e consulenza per quanto riguarda il pagamento delle tasse e la redazione della dichiarazione dei redditi annuale. Non esitate a contattarci direttamente per ulteriori informazioni.

Fonte:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/