Termini e condizioni

Termini e condizioni generali ICS Formations BV

Articolo 1. definizioni
Nelle presenti condizioni generali valgono le seguenti definizioni:
1.1 Termini generali e condizioni: l'insieme delle disposizioni come di seguito riportate.

1.2 Formazioni ICS BV: la società privata a responsabilità limitata Formazioni ICS BV, con sede legale in Stadionstraat 11c10, 4815NC Breda, iscritta al Registro delle Imprese della Camera di Commercio con il numero 95852565, qui legalmente rappresentata da Ivo van Dijke. Formazioni ICS BV include tutti i nomi commerciali.

Salvo diverso accordo espresso nelle presenti condizioni generali, tutte le condizioni si applicano anche ai nomi commerciali.

e ICS Advisory & Finance BV 37, 3011 AA Rotterdam, Paesi Bassi, registrata nel Registro delle Imprese della Camera di Commercio con il numero 71469710, qui legalmente rappresentato da Ivo van Dijke.

Nel complesso, le due società saranno denominate ''ICS'', fermo restando che il cliente è consapevole che:
Consulenza e finanza ICS BV si occupa di tutti i servizi contabili per i clienti di ICS.
Formazioni ICS BV fornisce servizi di costituzione di società, richieste IVA, servizi di segreteria, servizi di traduzione e assistenza generale di ICS.

1.3 .: la persona fisica o giuridica che ha stipulato un accordo con ICS.

1.4 Feste: ICS e il cliente insieme.

1.5 Accordo: qualsiasi accordo, nonché atti (legali) in preparazione e attuazione dello stesso, con lo scopo di far sì che ICS esegua lavori commissionati dal Cliente o a suo vantaggio.

1.6 Lavora: Tutti i lavori commissionati dal Cliente o eseguiti da ICS per qualsiasi altro conto, nel senso più ampio del termine.

1.7 Documenti: tutti gli elementi messi a disposizione dal Cliente a ICS, come documenti (digitali) o supporti dati e tutti gli elementi prodotti da ICS nell'ambito del contratto, compresi documenti (digitali) o supporti dati.

1.8 Scritto: tutte le comunicazioni scritte, comprese quelle tramite posta elettronica e messaggistica digitale, a condizione che l'identità del mittente e l'autenticità della comunicazione siano state sufficientemente stabilite.

Articolo 2. Applicabilità delle condizioni generali
2.1 Le presenti condizioni generali si applicano a tutte le offerte presentate, ai preventivi presentati, agli accordi conclusi, ai servizi resi e alle altre azioni intraprese da ICS. Le deviazioni dalle presenti condizioni generali saranno valide solo se e nella misura in cui saranno state concordate dalle parti per iscritto.
2.2 Le presenti condizioni generali si applicano anche a tutti i contratti con ICS che richiedono il coinvolgimento di terzi.
2.3 In caso di conflitto tra le presenti condizioni generali e le disposizioni contenute in un contratto, prevarranno le disposizioni del contratto.

2.4 Se il cliente utilizza condizioni generali (di acquisto o di consegna) e vi fa riferimento, la loro applicabilità è espressamente esclusa. Qualsiasi termine e condizione in conflitto con questi termini e condizioni generali non sarà accettato da ICS.

2.5 Si applicherà la versione più recente dei termini e delle condizioni generali di ICS. ICS ha il diritto di modificare e integrare unilateralmente i presenti termini e condizioni generali. Le modifiche si applicheranno anche ai contratti già conclusi, fatti salvi i 30 giorni successivi all'annuncio delle modifiche. ICS fornirà al cliente la versione più recente dei termini e delle condizioni generali o la pubblicherà sul proprio sito web.

2.6 Se una o più disposizioni di questi termini e condizioni generali in qualsiasi momento dovessero essere totalmente o parzialmente nulle, dichiarate nulle o annullate, le restanti disposizioni di questi termini e condizioni generali rimarranno pienamente applicabili. Le parti si consulteranno per concordare una nuova disposizione che sostituisca la disposizione nulla o annullata. Lo scopo e il contenuto della disposizione originale devono essere rispettati il ​​più possibile.

2.7 Qualora ICS, di propria iniziativa, dovesse discostarsi dalle presenti condizioni generali a favore del cliente, il cliente non potrà mai far valere alcun diritto in merito.

Articolo 3. Offerte e preventivi
3.1 Un'offerta fatta da ICS è senza impegno. ICS ha il diritto di revocare un'offerta fatta entro e non oltre tre giorni dal ricevimento dell'accettazione.

3.2 Le offerte saranno presentate in forma scritta e/o digitale, a meno che circostanze urgenti non lo rendano impossibile.

3.3 L'offerta ICS non include una commissione per la cooperazione. L'offerta e/o il preventivo possono includere voci di costo stimate e ore stimate. I costi effettivi e le ore sostenute saranno quindi fatturati a posteriori.

3.4 Il Cliente è responsabile dell'accuratezza e completezza delle informazioni e dei dati forniti dal Cliente o per conto del Cliente a ICS su cui si basa l'offerta. Se, dopo che l'offerta è stata fatta, sembra che i dati forniti si discostino dalle circostanze prevalenti, ICS ha il diritto di modificare i prezzi e le altre condizioni coinvolte. ICS non è tenuta a verificare l'accuratezza delle informazioni o dei dati forniti dal cliente o da terze parti.

3.5 Un preventivo composito non obbliga ICS a eseguire parte dell'incarico ad una parte corrispondente del prezzo preventivato.

3.6 ICS non può essere ritenuta responsabile delle proprie offerte e/o preventivi se il cliente comprende o può ragionevolmente comprendere che l'offerta e/o il preventivo, o qualsiasi parte di essi, contiene un errore evidente, un lapsus, un errore di stampa, di composizione o di battitura.

3.7 Le offerte e/o i preventivi non si applicano automaticamente agli incarichi futuri.

Articolo 4. Realizzazione degli accordi
4.1 Il contratto si intenderà concluso dopo l'accettazione da parte del cliente dell'offerta presentata da ICS.

4.2 Se l'accettazione del cliente si discosta - anche per punti di minore entità - dall'offerta di ICS, l'accordo/contratto sarà concluso se ICS avrà acconsentito (per iscritto) a tale/i scostamento/i.

4.3 Se il cliente trasmette un ordine a ICS senza un'offerta preventiva, ICS è vincolata a tale ordine solo dopo averlo confermato (per iscritto) al cliente.

4.4 I contratti diventano vincolanti per ICS solo tramite conferma scritta da parte di ICS o non appena ICS - senza obiezioni da parte del cliente - ha iniziato l'esecuzione dell'incarico.

4.5 Le modifiche ai contratti saranno valide solo se e nella misura in cui sono state concordate (per iscritto) tra le parti. ICS eseguirà le modifiche desiderate, a condizione che ciò sia ragionevolmente possibile. Le modifiche possono comportare che un termine concordato all'interno dell'accordo venga superato da ICS, il che sarà considerato forza maggiore.

4.6 Se durante l'esecuzione del contratto risulta che per una corretta esecuzione del contratto è necessario modificare o integrare il contratto, ICS informerà il cliente il prima possibile. Le parti procederanno a modificare il contratto in modo tempestivo e in reciproca consultazione.
Articolo 5. Durata degli accordi

5.1 Un contratto è concluso a tempo indeterminato, a meno che il contenuto, la natura o la portata del contratto non dispongano diversamente o le parti non concordino espressamente diversamente per iscritto.

5.2 Se è stata concordata una scadenza per l'esecuzione di determinati compiti, questa non deve mai essere considerata una scadenza. Il mancato rispetto di tale scadenza non costituisce pertanto una mancanza imputabile a ICS, né costituisce motivo di risoluzione del contratto.

Articolo 6. Obblighi del Cliente

6.1 Il cliente deve avere almeno 18 anni. ICS non stipula accordi con minori.

6.2 Il Cliente è responsabile della fornitura tempestiva e completa di tutte le informazioni, dati e documenti necessari o che il Cliente dovrebbe ragionevolmente comprendere essere necessari per l'esecuzione del contratto.

6.3 Se le informazioni e i documenti necessari per l'esecuzione del contratto non vengono forniti a ICS in modo tempestivo e completo, ICS avrà il diritto di sospendere l'esecuzione del contratto e di addebitare al cliente i costi aggiuntivi derivanti dal ritardo secondo le tariffe allora consuete.

6.4 Qualora il cliente debba fornire informazioni, dati e/o documenti necessari per la corretta e completa esecuzione del contratto, il periodo di esecuzione decorrerà dal momento in cui il cliente avrà fornito tali dati e/o documenti a ICS.

6.5 Il Cliente garantisce l'accuratezza, la completezza e l'affidabilità dei dati e dei documenti forniti a ICS, anche se provenienti da terze parti. Il Cliente rimane responsabile e passibile delle possibili conseguenze derivanti dalla fornitura di informazioni, dati e documenti errati, incompleti e inaffidabili.

6.6 Se il cliente ne fa richiesta, i documenti forniti gli saranno restituiti.

6.7 Il Cliente è tenuto a comunicare a ICS tutte le informazioni e i dati che siano necessari o utili per l'esecuzione (ulteriore) del contratto.

6.8 Il cliente è personalmente responsabile della corretta e sicura conservazione dei file digitali e/o della loro conservazione. ICS non è responsabile per la perdita di file (digitali) o per l'hacking degli stessi.

6.9 Si consiglia al cliente di consultare il proprio consulente legale/fiscale e/o contabile prima di firmare un contratto.

Articolo 7. Obbligo di informazione e due diligence
7.1 Il Cliente dovrà informare immediatamente ICS:

• se il cliente viene dichiarato fallito o presenta istanza di fallimento;
• se il cliente richiede la sospensione (temporanea) del pagamento;
• se il cliente è oggetto di un ordine di pignoramento;
• se il cliente è posto sotto tutela o amministrazione;
• se cambiano le strutture dell'azienda cliente;
• se cambia la proprietà dell'azienda del cliente;
• se il cliente perde in altro modo il potere di disposizione o la capacità giuridica rispetto a tutti o parte dei suoi beni.

7.2 Su richiesta, il Cliente è tenuto a inviare a ICS un certificato di condotta.

7.3 ICS può richiedere al Cliente una due diligence supplementare per i seguenti motivi:

- scadenza di vecchi documenti;

- motivi legali per richiedere ulteriori dettagli;

– esecuzione di un controllo di routine come previsto dalla normativa nazionale e internazionale AML quali (ma non limitati a):
https://www.dnb.nl/en/sector-information/open-book-supervision/laws-and-eu-regulations/anti-money-laundering-and-anti-terrorist-financing-act/

https://www.afm.nl/en/sector
https://www.imf.org/en/Home
https://finance.ec.europa.eu/

https://www.finra.org/
https://www.fatf-gafi.org/;

– ricezione di nuove informazioni o di una richiesta di due diligence da parte di un’autorità ufficiale, di un notaio o di un’altra organizzazione competente.

•  Se il Cliente non soddisfa la richiesta entro un periodo di tempo ragionevole (da due settimane a 30 giorni) e senza la possibilità, nonostante i solleciti inviati, il Fornitore di servizi ha il diritto di recedere immediatamente dal contratto. In tali casi, tutti gli importi pagati saranno trattenuti da ICS.

Articolo 8. Esecuzione degli accordi
8.1 ICS determinerà il modo in cui e da quale/i persona/e verrà eseguito il contratto. Nel farlo, ICS terrà conto delle istruzioni fornite dal cliente.

8.2 ICS eseguirà l'accordo al meglio delle sue conoscenze e capacità, in conformità con i requisiti di buona fattura e dovuta diligenza e con la dovuta osservanza delle norme di condotta e di pratica professionale applicabili. Tutto ciò sulla base dello stato della scienza allora noto. ICS ha un obbligo di massimo impegno per quanto riguarda i servizi resi e non può essere ritenuta responsabile sulla base di un obbligo di risultato; ICS non può quindi essere ritenuta responsabile per risultati deludenti e/o per il mancato raggiungimento degli obiettivi previsti come risultato dei suoi servizi già resi.

8.3 ICS compie ogni ragionevole sforzo per proteggere i dati che ICS archivia per il cliente in modo tale che tali dati non siano accessibili a persone non autorizzate.

8.4 ICS ha il diritto, senza preavviso e consenso esplicito del cliente, di far eseguire (parzialmente) i servizi concordati da terzi, se ciò è auspicabile a giudizio di ICS. ICS non è responsabile per errori e/o carenze di terzi assunti, se ICS ha esercitato sufficiente cura nella selezione di tali terzi.

8.5 ICS ha il diritto di eseguire l'incarico in più fasi.

8.6 Se l'incarico viene eseguito in fasi, ICS ha il diritto di sospendere l'esecuzione delle parti appartenenti alla/e fase/i successiva/e finché il cliente non abbia approvato per iscritto i risultati della fase precedente (ad esempio l'approvazione della bozza dell'atto).

8.7 Se l'incarico viene eseguito in fasi, ICS ha il diritto di fatturare separatamente ogni parte eseguita e di richiederne il pagamento. Se e finché questa fattura non viene pagata dal Cliente, ICS non sarà obbligata a eseguire la fase successiva e ICS avrà il diritto di sospendere l'incarico.

8.8 In caso di svolgimento del servizio di contabilità, il cliente deve presentare i documenti necessari per la contabilità (o la presentazione della dichiarazione dei redditi) mensilmente o entro un periodo di tempo accettabile (massimo 10 giorni dopo la fine del periodo contabile):

- Per il primo trimestre, i documenti dovranno pervenire all'ICS entro e non oltre il 10 aprile;

- Per il secondo trimestre, i documenti dovranno pervenire all'ICS entro e non oltre il 10 luglio;

- Per il terzo trimestre, i documenti dovranno pervenire all'ICS entro e non oltre il 10 ottobre;

- Per il quarto trimestre, i documenti dovranno pervenire all'ICS entro e non oltre il 10 gennaio.

 Tutte le conseguenze derivanti dal mancato invio dei conti nei tempi previsti o per intero saranno a carico e rischio del cliente.

8.9 ICS adempirà ai propri obblighi utilizzando le informazioni fornite dal cliente. ICS non può essere ritenuta responsabile per ritardi nella presentazione delle dichiarazioni dei redditi, se il cliente non ha presentato i documenti richiesti in tempo (fino a dieci giorni dopo la fine del periodo contabile) o non ha pagato in anticipo i servizi di contabilità.

8.10 ICS non sarà ritenuta responsabile per eventuali interessi passivi sostenuti a seguito di:

(a) Presentazione tardiva della dichiarazione dei redditi annuale, nei casi in cui il cliente non abbia approvato la relazione annuale entro il termine stabilito di 30 giorni dalla data della sua trasmissione al cliente; o

(b) Presentazione tardiva della dichiarazione IVA trimestrale, nei casi in cui il cliente non abbia fornito a ICS la documentazione richiesta entro i termini prescritti come delineato nell'articolo 8.8 delle presenti condizioni generali.

8.11 Le informazioni fornite da ICS ai sensi del contratto sono soggette alla giurisprudenza e alle leggi e ai regolamenti vigenti al momento. ICS non è responsabile se la giurisprudenza e/o le leggi e i regolamenti modificati influiscono sul cliente.

8.12 ICS avrà in ogni momento il diritto di richiedere il rinvio necessario per presentare le dichiarazioni dei redditi ecc. per il cliente. Il cliente dà con la presente il suo consenso espresso e incondizionato alla richiesta di rinvio.

8.13 Nel caso in cui il cliente richieda assistenza per l'apertura di un conto bancario o di un conto di Electronic Money Transmitter, ICS intraprenderà ragionevoli sforzi per fornire tale assistenza. Tuttavia:

(a) ICS non è legalmente in grado di eseguire direttamente questo servizio per conto del cliente;

(b) L'approvazione di qualsiasi domanda successiva rimane a sola discrezione dell'istituto finanziario competente.

8.14 Il cliente non può trarre alcun diritto dagli impegni assunti da ICS, che non siano stati registrati per iscritto dalla direzione di ICS. I dipendenti diversi dalla direzione non sono autorizzati ad assumere impegni e ICS non può mai essere ritenuta responsabile per questo.

8.15 ICS si riserva il diritto di applicare una tariffa personalizzata per situazioni contabili eccezionalmente complesse, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

• Transazioni che coinvolgono valute estere;
• Redazione di report interaziendali;
• Bilanci consolidati;
• Situazioni che richiedono più revisioni dei dati o numerose revisioni dopo la bozza del rapporto
• Nei casi in cui, per qualsiasi motivo al di fuori del controllo di ICS, il tempo trascorso nel fascicolo supera significativamente la norma.

La tariffa specifica verrà determinata in base alle circostanze particolari e alla complessità della situazione. ICS informerà il cliente il prima possibile in merito a un preventivo personalizzato.

Articolo 9. Immigrazione

9.1 ICS non si assume alcuna responsabilità per il diniego del permesso qualora il cliente non abbia fornito i documenti necessari.

9.2 ICS non si assume alcuna responsabilità se il cliente viene respinto dall'Immigration and Naturalization Service. Nessuna istituzione nei Paesi Bassi può garantire l'accettazione.

9.3 ICS non si assume alcuna responsabilità per il contenuto dei piani aziendali del cliente o per il rifiuto di un finanziamento/permesso/ecc. sulla base dei piani aziendali.

Articolo 10. Disposizioni particolari per la costituzione di società

10.1 La quota per la costituzione di un'entità comprende la registrazione della società, vale a dire l'autenticazione notarile e la registrazione presso la Camera di commercio olandese.

10.2 ICS Formations BV è responsabile della registrazione della società.

Il cliente è responsabile dell'azienda stessa.

10.3 ICS Formations BV non si assume alcuna responsabilità per ritardi causati da circostanze impreviste, come menzionato nell'articolo 16 delle presenti condizioni generali (forza maggiore), guasti tecnici presso la Camera di Commercio e altri eventi al di fuori del controllo di ICS Formations BV

10.4 Il cliente deve dare la sua approvazione sulla bozza dell'atto. ICS Formations BV non è responsabile per errori nell'atto dopo la costituzione, dopo che il cliente ha potuto visionare la bozza dell'atto e ha dato o è stato in grado di dare la sua approvazione. Eventuali costi (aggiuntivi) per le modifiche allo statuto saranno a carico e a rischio del cliente.

10.5 Il cliente deve avere una padronanza sufficiente della lingua olandese e/o inglese. Se il cliente non ha una padronanza sufficiente della lingua olandese e/o inglese, il cliente deve immediatamente avvisare ICS Formations BV in modo che possa essere organizzato un interprete. I costi per l'interprete saranno a spese e rischio del cliente.

10.6 L'atto costitutivo ufficiale sarà fornito in olandese, insieme a una traduzione non ufficiale in inglese. Qualora il Cliente richieda una traduzione ufficiale in qualsiasi altra lingua, possono essere organizzati servizi di traduzione certificata a un costo aggiuntivo.

10.7 Nel caso in cui la struttura aziendale del cliente comprenda più di tre (3) entità che richiedono controlli Know Your Customer (KYC), ICS Formations BV si riserva il diritto di imporre una commissione aggiuntiva per ciascuna entità che superi questa soglia. Tali commissioni aggiuntive saranno applicate come segue:

(a) Per le prime tre (3) entità, i controlli KYC devono essere condotti nell'ambito della fornitura di servizi standard;

(b) Per ogni entità oltre le tre (3) iniziali, verrà applicata una commissione aggiuntiva di 125 € per coprire i costi associati ai controlli KYC aggiuntivi;

(c) Per le strutture che coinvolgono paradisi fiscali potrebbero essere applicati costi aggiuntivi;

(d) L'importo della commissione aggiuntiva sarà determinato da ICS Formations BV e comunicato al cliente prima dell'inizio delle procedure KYC aggiuntive.

Articolo 11. Pacchetto di disposizioni speciali per la segreteria
11.1 L'accordo relativo al pacchetto di segreteria è stipulato per la durata di un anno dalla data di costituzione. Se la costituzione è stata effettuata tramite un'altra parte, l'accordo è stipulato per la durata di un anno dalla data di pagamento.

11.2 La prima richiesta di partita IVA è inclusa nel pacchetto di segreteria. Si tratta di un servizio una tantum e si applica alla prima partita IVA. Altri servizi, come la modifica delle partite IVA, sono considerati lavoro aggiuntivo e pertanto comporteranno costi aggiuntivi.

11.3 ICS Formations BV non è responsabile delle decisioni prese da agenzie governative, quali un notaio, la Camera di commercio olandese, l'ufficio delle imposte olandese, ecc.

Articolo 12. Onorario servizi contabili aggiuntivi
12.1 Le tariffe per i servizi sono IVA esclusa, ed esclusi altri costi, come altre imposte governative, viaggi, spedizioni e/o costi di terze parti assunte, salvo diversamente indicato o concordato in modo esplicito. I costi aggiuntivi saranno fatturati al cliente sulla base di un calcolo successivo.

12.2 Il compenso di ICS Advisory & Finance, eventualmente aumentato degli anticipi e delle fatture di terzi incaricati, sarà addebitato al cliente mensilmente, trimestralmente, annualmente o dopo il completamento dei lavori, comprensivo di eventuale imposta sul fatturato dovuta.

12.3 ICS si riserva il diritto di adeguare i prezzi dei suoi servizi in caso di aumento dei costi sostenuti dalla società, inclusi ma non limitati all'inflazione e ad altre spese operative. L'importo di qualsiasi aumento di prezzo sarà determinato da ICS a sua discrezione.

Il cliente verrà informato in anticipo di eventuali aumenti di prezzo previsti e avrà la possibilità di annullare l'abbonamento entro la fine dell'anno finanziario.

Articolo 13. Fatturazione, pagamento e riscossione
13.1 Il pagamento della fattura deve essere effettuato entro 15 giorni dalla data della fattura, a meno che non sia stato espressamente concordato o indicato un termine di pagamento diverso.

13.2 ICS si riserva in ogni momento il diritto di richiedere al Cliente il pagamento anticipato (per intero) o qualsiasi altra garanzia per il pagamento.

13.3 Eventuali contestazioni alla fattura non sospendono l'obbligo di pagamento del cliente.

13.4 In caso di pagamento non puntuale o incompleto, ICS avrà il diritto di sospendere l'esecuzione del contratto con effetto immediato o di risolverlo mediante dichiarazione scritta.

13.5 In caso di pagamento in ritardo o incompleto, il cliente sarà ritenuto inadempiente di diritto e ICS avrà il diritto, senza che sia necessaria un'ulteriore messa in mora, di addebitare al cliente gli interessi legali dalla data di scadenza fino alla data del pagamento completo.

13.6 ICS ha il diritto di addebitare al cliente spese di riscossione (extra) giudiziale pari al 15% dell'importo totale concordato, con un minimo di € 150,-, anche nella misura in cui le spese effettive superino l'ordine di spese giudiziali, senza che sia richiesta una preventiva messa in mora. Quest'ultima si applica nella misura in cui disposizioni imperative non vi si oppongano.

13.7 I pagamenti effettuati dal cliente saranno dedotti da ICS in primo luogo da tutti gli interessi e costi dovuti e successivamente dalle fatture in sospeso più vecchie.

13.8 In caso di incarico conferito congiuntamente, i clienti, nella misura in cui i servizi siano stati eseguiti per conto dei clienti congiunti, sono solidalmente responsabili del pagamento dell'importo della fattura, indipendentemente dal nome riportato sulla fattura.

Articolo 14. Incapacità di pagare
14.1 ICS avrà il diritto di risolvere il contratto per iscritto, senza ulteriore avviso di inadempimento e senza intervento giudiziario, nel momento in cui il cliente:

• è dichiarato fallito o presenta istanza di fallimento;
• chiede la sospensione (temporanea) del pagamento;
• è sequestrato in esecuzione;
• altrimenti perde il potere di disposizione o la capacità giuridica rispetto a tutti o parte dei suoi beni.

Articolo 15. Sospensione e scioglimento

15.1 ICS avrà il diritto di sospendere l'adempimento dei propri obblighi, fino al completo pagamento di tutti i crediti dovuti ed esigibili nei confronti del cliente, se (1) il cliente non adempie agli obblighi previsti dal contratto o non li adempie integralmente, o (2) se ICS ha preso atto di circostanze che le danno motivo di temere che il cliente non sarà in grado di adempiere (correttamente) ai propri obblighi, o (3) se alla conclusione del contratto è stato richiesto al cliente di fornire una garanzia per l'adempimento dei propri obblighi previsti dal contratto e tale garanzia non viene fornita.

15.2 ICS è inoltre autorizzata a sciogliere il contratto (o a far sciogliere il contratto) nelle situazioni menzionate nel primo paragrafo del presente articolo, o se si verificano altre circostanze di natura tale che l'adempimento del contratto è impossibile o non può più essere richiesto secondo standard di ragionevolezza ed equità. Ciò include anche se il cliente rifiuta di prendere in considerazione e/o non ottempera a richieste aggiuntive di due diligence ai fini della conformità alle leggi e ai regolamenti (ad esempio Direttiva antiriciclaggio/WWFT).

15.3 Lo scioglimento avverrà mediante comunicazione scritta e senza intervento giudiziale.

15.4 In caso di risoluzione del contratto, i crediti di ICS nei confronti del cliente diventano immediatamente esigibili.

15.5 ICS si riserva il diritto di richiedere il risarcimento dei danni e non è responsabile per eventuali danni o costi sostenuti dal cliente o da terzi.

15.6 Comunicazione tra le parti

(a) ICS comunicherà con il cliente esclusivamente tramite posta elettronica (e-mail) e telefono.

(b) Nel caso in cui: (i) la corrispondenza sia indirizzata a un indirizzo e-mail o a un numero di telefono non più in uso; e (ii) il cliente non abbia fornito tempestiva notifica di tale modifica a ICS, ICS non sarà ritenuta responsabile per eventuali danni, multe o altre conseguenze negative derivanti dalla mancata ricezione di tale corrispondenza da parte del cliente.

(c) Il cliente è l'unico responsabile per:

(i) Mantenere indirizzi e-mail e numeri di telefono aggiornati e funzionanti per la comunicazione con ICS; e

(ii) Notificare tempestivamente a ICS eventuali modifiche alle proprie informazioni di contatto.

(d) Si rinuncia espressamente a qualsiasi richiesta di risarcimento nei confronti di ICS per perdite o danni derivanti da guasti di comunicazione dovuti a informazioni di contatto obsolete o errate fornite dal cliente.

Articolo 16. Forza maggiore
16.1 Se l'esecuzione del contratto diventa impossibile per una causa di cui ICS non può essere ritenuta responsabile o per la quale non può essere ragionevolmente richiesto a ICS l'adempimento dei suoi obblighi, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, malattia, guasti alla rete informatica o altri guasti tecnici, carenze di terze parti assunte da ICS, misure governative e altre situazioni di stagnazione nel normale svolgimento delle attività all'interno della sua azienda, ICS avrà il diritto di sospendere l'esecuzione del contratto.

16.2 Nelle presenti Condizioni Generali, per forza maggiore si intende: una circostanza che non può essere attribuita a colpa di ICS e non può essere attribuita a ICS in virtù della legge, dell'atto giuridico o della prassi generalmente accettata. Oltre a questa interpretazione della forza maggiore ai sensi della legge e della giurisprudenza, la forza maggiore includerà anche: tutte le cause esterne, previste o impreviste, su cui ICS non può influire, ma che impediscono a ICS di adempiere ai propri obblighi.

16.3 In caso di forza maggiore, ICS farà ogni ragionevole sforzo per fornire una soluzione alternativa, se richiesta.

16.4 Se la situazione di forza maggiore si verifica nel momento in cui ICS ha (parzialmente) adempiuto ai propri obblighi o sarà in grado di adempierli, ICS ha il diritto di fatturare la parte già adempiuta o da adempiere. Il cliente è tenuto a pagare questa fattura come se si trattasse di un accordo separato.

16.5 Dal momento in cui la situazione di forza maggiore dura almeno 2 mesi o è di natura permanente, entrambe le parti potranno risolvere (parzialmente) il contratto mediante comunicazione scritta, senza intervento giudiziario, senza che le parti possano pretendere alcun risarcimento danni.

Articolo 17. Responsabilità e indennizzo

17.1 Nel caso in cui il cliente dimostri di aver subito danni a seguito di una mancanza imputabile a ICS, derivante o connessa all'esecuzione del contratto, la responsabilità di ICS, per i soli danni diretti, sarà limitata al massimo all'importo a cui, nel caso di specie, ICS ha diritto in base all'assicurazione di responsabilità civile stipulata da ICS, aumentato della franchigia di ICS prevista da tale assicurazione.

17.2 Se, per qualsiasi motivo, non viene effettuato alcun pagamento ai sensi dell'assicurazione di responsabilità civile di cui al primo comma del presente articolo, qualsiasi responsabilità sarà limitata al massimo all'importo (o alla parte) della fattura a cui la responsabilità si riferisce.

17.3 ICS sarà responsabile solo per danni diretti. Per danni diretti si intende esclusivamente:

• i costi ragionevoli sostenuti per stabilire la causa e l'entità del danno, nella misura in cui l'accertamento riguarda un danno ai sensi delle presenti condizioni;
• tutti i costi ragionevoli sostenuti per far sì che l'esecuzione difettosa di ICS sia conforme al contratto, nella misura in cui possono essere attribuiti a ICS;
• costi ragionevoli sostenuti per prevenire o limitare il danno, nella misura in cui il cliente dimostri che tali costi hanno portato alla limitazione del danno diretto come previsto nel presente articolo.

17.4 È esclusa la responsabilità di ICS per danni indiretti, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, danni consequenziali, mancati profitti, mancati risparmi, dati o materiali mutilati o persi, danni dovuti a interruzione dell'attività, lesioni personali o danni immateriali.

17.5 ICS non sarà mai responsabile per danni, di qualsiasi natura, derivanti da:

• il mancato rispetto da parte del cliente degli obblighi contenuti nelle presenti condizioni generali;
• una situazione di forza maggiore come quella di cui all'articolo 16 delle presenti condizioni generali;
• fornitura di dati, informazioni e/o documenti errati e/o incompleti forniti dal cliente o per conto del cliente, incluso il mancato o il rifiuto da parte del cliente di fornire informazioni e/o dati nei tempi previsti;
• il mancato rispetto da parte del cliente degli obblighi di fatturazione previsti dalla legge e/o dell'applicazione delle corrette aliquote IVA;
• danneggiamento di informazioni, dati e/o registrazioni o perdita di informazioni, dati e/o registrazioni del cliente archiviati presso ICS o presso terze parti;
• utilizzo dei servizi per scopi diversi da quelli previsti;
• inadempimento o non osservanza da parte del cliente o di terzi dei consigli e/o delle istruzioni di ICS;
• danneggiamento o distruzione di documenti durante il trasporto o durante la spedizione tramite posta o corriere, indipendentemente dal fatto che il trasporto o la spedizione siano effettuati da o per conto del cliente, ICS o terzi;
• errori o guasti nelle apparecchiature e nei software usati;
• un termine (di consegna) e/o di esecuzione più lungo di quanto inizialmente previsto, indipendentemente dal motivo sottostante;
• violazione dei diritti di proprietà intellettuale e/o dei diritti alla privacy, poiché terzi hanno ottenuto accesso non autorizzato alle informazioni e/o ai dati di ICS e/o del cliente;
• violazione dei diritti di proprietà intellettuale perché il cliente viola i diritti di proprietà intellettuale di terzi;
• risultati deludenti e/o mancato raggiungimento degli obiettivi prefissati;
• errori e/o carenze di terze parti coinvolte, comprese agenzie governative e problemi (tecnici) presso la Camera di Commercio.

17.6 ICS non sarà mai responsabile per eventuali danni subiti da terzi. Il cliente dovrà indennizzare e tenere indenni ICS, il suo personale e i suoi subappaltatori da e contro qualsiasi pretesa di terzi dovuta o risultante dall'esecuzione del contratto.

17.7 Ogni responsabilità di ICS si estinguerà con il decorso di un anno dal momento in cui il contratto sarà risolto per conclusione, risoluzione o scioglimento.

17.8 Le disposizioni del presente articolo si applicano salvo dolo o deliberata imprudenza da parte di ICS o dei suoi dirigenti e se disposizioni imperative impongono diversamente.

Articolo 18. Trasferimento del rischio
18.1 Il rischio di perdita o danneggiamento degli oggetti oggetto della cessione si trasferisce al cliente a partire dal momento in cui gli stessi vengono legalmente e/o effettivamente consegnati al cliente e quindi posti sotto il controllo del cliente o di un terzo designato dal cliente.

Articolo 19. riservatezza
19.1 ICS è tenuta a mantenere la riservatezza nei confronti di terzi non coinvolti nell'esecuzione dell'incarico. Tale riservatezza riguarda tutte le informazioni di natura riservata messe a disposizione di ICS dal cliente e i risultati ottenuti dal loro trattamento. Tale riservatezza non si applica nella misura in cui disposizioni legali o professionali richiedano la divulgazione.

Articolo 20. Proprietà intellettuale

20.1 ICS si riserva tutti i diritti in relazione ai prodotti di sua proprietà che utilizza o ha utilizzato nell'ambito dell'esecuzione del contratto con il Cliente, nella misura in cui esistano o siano stabiliti diritti legali su tali prodotti.

20.2 Al Cliente è espressamente vietato duplicare, pubblicare, elaborare o sfruttare i prodotti, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, consulenze, metodi di lavoro, contratti (modello) e progetti di sistema e/o altri prodotti intellettuali senza la previa autorizzazione di ICS.

20.3 Al Cliente non è consentito fornire prodotti della sua intelligenza a terzi, se non per ottenere un parere di esperti sul lavoro di ICS.

20.4 Il Cliente dovrà indennizzare ICS da qualsiasi pretesa di terzi basata sulla violazione di tutti i diritti di proprietà intellettuale.

20.5 In caso di violazione delle disposizioni del presente articolo, il Cliente sarà tenuto a risarcire integralmente tutti i danni subiti da ICS e da terzi.

Articolo 21. Cessazione dei servizi e politica di rimborso

21.1 Se i servizi vengono interrotti prematuramente dal Cliente, ICS avrà diritto a un risarcimento per la conseguente e plausibile perdita di utilizzo della capacità, a meno che la risoluzione non sia attribuibile a ICS. Inoltre, il Cliente sarà tenuto a pagare le fatture per il lavoro svolto fino a quel momento e le spese sostenute da ICS e da terzi.

21.2 Idoneità e condizioni per il rimborso

Il cliente può, in circostanze specifiche e a sola discrezione di ICS, avere diritto a un rimborso. Tale idoneità sarà determinata in conformità alla tabella dei rimborsi fornita nell'Appendice A e alle seguenti disposizioni:

(a) Circostanze non rimborsabili:

(i) Se il cliente interrompe il processo di costituzione dopo che tutti i documenti sono stati inoltrati al notaio;

(ii) Se il notaio rifiuta la registrazione del cliente a causa di controlli KYC non riusciti;

(iii) Se il cliente rifiuta di fornire le informazioni necessarie per i controlli KYC;

(iv) Se la Camera di Commercio olandese rifiuta la costituzione.

In questi casi non è previsto alcun rimborso delle spese di costituzione.

(b) Rimborso parziale: nel caso in cui il cliente non superi i controlli KYC, ICS tratterrà solo i costi associati ai controlli KYC. L'importo rimanente pagato può essere rimborsato al cliente.

(c) Sospensione del processo di costituzione: (i) se il cliente non risponde per un periodo massimo di 30 giorni, il processo di costituzione verrà sospeso; (ii) il processo potrà essere ripreso entro un periodo di sei mesi, soggetto a costi aggiuntivi; (iii) dopo sei mesi, verrà applicata una commissione aggiuntiva di 500 € per riprendere il processo di costituzione.

(d) Scadenza del pagamento: se il cliente rimane inattivo per oltre un anno, il pagamento iniziale scadrà. Il cliente sarà tenuto a pagare nuovamente l'intero prezzo di costituzione per riavviare il processo.

(e) Servizi prepagati: nei casi in cui il cliente abbia pagato in anticipo servizi di segreteria o contabilità e la costituzione della società sia ostacolata per uno dei motivi menzionati nel presente articolo, ICS potrà concedere un rimborso per tali servizi prepagati a discrezione di ICS.

21.3 In caso di risoluzione anticipata del contratto da parte di ICS, ICS provvederà, in consultazione con il cliente, a trasferire a terzi il lavoro ancora da svolgere, a meno che la risoluzione non sia imputabile al cliente. ICS ha il diritto di addebitare al cliente i costi di trasferimento.

21.4 L'annullamento dei servizi acquistati non dà automaticamente diritto al Cliente a un rimborso. ICS può rifiutarsi di emettere un rimborso se sono già stati sostenuti costi per la fornitura del servizio. Ogni richiesta di rimborso sarà esaminata caso per caso, tenendo conto delle circostanze specifiche dell'annullamento e dei costi associati.

Articolo 22. Reclami / rivendicazioni
22.1 I reclami relativi al lavoro eseguito devono essere presentati per iscritto a ICS entro 15 giorni dalla data di spedizione dei documenti o delle informazioni di cui il cliente si lamenta, oppure entro 15 giorni dalla scoperta del difetto, se il cliente dimostra che non avrebbe potuto ragionevolmente scoprire il difetto prima.

22.2 Eventuali reclami riguardanti la fattura dovranno essere segnalati a ICS entro 15 giorni dal ricevimento.

22.3 Un reclamo non sospende l'obbligo di pagamento del cliente.

22.4 I reclami non saranno gestiti dopo le scadenze sopra menzionate. Tutte le conseguenze della mancata segnalazione immediata saranno a spese e rischio del cliente.

22.5 A ICS verrà data l'opportunità di esaminare il reclamo e avrà in ogni momento il diritto di migliorare l'esecuzione del contratto. In caso di reclamo giustificato, ICS si consulterà con il cliente per raggiungere una soluzione adeguata.

Articolo 23. Legge applicabile e scelta del foro
23.1 Tutti gli accordi tra il Cliente e ICS, nonché tutte le controversie derivanti dagli stessi, sono disciplinati esclusivamente dalla legge olandese.

22.6 Il cliente non avrà mai diritto al rimborso completo dell'importo concordato o pagato. Un'eventuale riduzione del prezzo è sempre a discrezione di ICS.

23.2 È espressamente esclusa l'applicabilità della Convenzione di Vienna sulla vendita internazionale di beni mobili materiali o di altre leggi e normative internazionali applicabili.

23.3 Il tribunale olandese nel distretto in cui ha sede ICS ha giurisdizione esclusiva per conoscere di eventuali controversie tra le parti, fatte salve le disposizioni di legge inderogabili.

Appendice A. Politica di rimborso ICS

Costituzione/modifica dello statuto (incl. servizi notarili)

Servizi di segreteria

Servizi di contabilità

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