Registrazione, modifica e cancellazione dei titolari effettivi nel registro olandese dei titolari effettivi

Aggiornato il 8 settembre 2025

Quando possiedi una società olandese, dovrai tenere conto del fatto che dovrai registrare ufficialmente tutti i cosiddetti "Ultimate Beneficial Owner" della tua società nel registro UBO olandese. Questi sono generalmente i direttori e gli azionisti, a condizione che soddisfino determinati criteri. Intercompany Solutions ha maturato molti anni di esperienza nella costituzione di società olandesi per imprenditori stranieri e in molte altre questioni correlate, come servizi finanziari, legali e amministrativi. Questi servizi potrebbero aiutarti a raggiungere un successo sostanziale e ad aderire contemporaneamente alla legge e alle normative olandesi.

In quanto tale, possiamo anche assisterti con qualsiasi compito aggiuntivo che potresti incontrare nel tuo percorso verso Costituzione di società olandese. Anche la registrazione, la modifica o la cancellazione degli UBO fa parte del nostro repertorio di servizi. Crediamo fermamente che qualsiasi tipo di espansione aziendale debba essere eseguita in modo corretto e redditizio. Ecco perché puntiamo costantemente ad aiutare gli imprenditori stranieri a stabilire la loro presenza nei Paesi Bassi in modo stabile e redditizio. Se desideri saperne di più su ciò che facciamo, sentiti libero di chiederci una consulenza professionale senza impegno. 

Perché i titolari effettivi finali devono essere registrati nei Paesi Bassi?

Il registro UBO è attivo dal 27^th di marzo 2022. La registrazione degli Ultimate Beneficial Owner (UBO) nei Paesi Bassi è essenziale per migliorare la trasparenza e la responsabilità nelle attività commerciali. Ciò è dovuto al fatto che tutti gli individui importanti che gestiscono un'azienda o sono un azionista sostanziale in un'azienda sono ritenuti responsabili di qualsiasi azione intrapresa tramite l'azienda. In parole più semplici: è più facile ritenere le persone al potere responsabili delle loro azioni in questo modo. Questa misura è in linea con le normative dell'Unione Europea, in particolare le Direttive antiriciclaggio (AMLD) dell'UE, e serve a diversi scopi critici, che elencheremo di seguito. 

1. Lotta ai reati finanziari

Il registro UBO aiuta a combattere il riciclaggio di denaro, per cominciare. Identificando gli individui che in ultima analisi traggono vantaggio dalle transazioni finanziarie o dalle attività commerciali, il registro UBO può osservare da vicino cosa stanno facendo esattamente gli individui tramite mezzi aziendali. Oltre a ciò, il registro UBO si oppone attivamente al finanziamento del terrorismo, aumentando la trasparenza per prevenire l'uso improprio dei sistemi finanziari a fini criminali. Inoltre, il registro combatte passivamente l'evasione fiscale e la frode. Ciò viene fatto fornendo alle autorità un quadro chiaro delle strutture di proprietà per ridurre le attività illegali.

2. Promuovere la trasparenza

Il registro UBO rivela gli individui dietro aziende, partnership, fondazioni e altre entità legali, riducendo la possibilità di utilizzare complesse strutture di proprietà per nascondere attività illecite. Consente al pubblico, ai giornalisti e ad altre aziende di accedere a determinate informazioni UBO, creando fiducia e sicurezza nell'ambiente aziendale. In questo modo, sai immediatamente con chi stai facendo affari, se il loro track record è pulito e se dovresti anche istigare qualsiasi forma di potenziale partnership, senza mettere a rischio la tua attività attuale.

3. Soddisfare i requisiti dell'UE

Il registro UBO è imposto dall'UE come parte del suo più ampio quadro antiriciclaggio. La conformità garantisce che i Paesi Bassi rispettino i propri obblighi in quanto stato membro dell'UE, evitando sanzioni o rischi reputazionali. Quindi, se hai delle ambizioni che implicano l'avvio di un'attività nei Paesi Bassi che potrebbe essere coinvolta in attività criminali, dovresti essere avvisato. Il registro mira attivamente a eliminare qualsiasi azienda o stakeholder che voglia mettere altri fuori gioco con mezzi illegali, sleali o altrimenti nefandi. L'UE ha il suo Mercato unico europeo, in cui beni e servizi vengono scambiati liberamente. E l'UE vuole che le cose restino così. 

4. Facilitare la due diligence per le aziende

La due diligence è una parte molto importante per fare affari in modo affidabile. La due diligence significa fondamentalmente che fai delle ricerche su potenziali partner commerciali, clienti e investitori. Fare una scelta sbagliata in entrambe le direzioni potrebbe implicarti potenzialmente in affari sordidi, quindi è meglio assicurarti di sapere con chi hai a che fare. Gli istituti finanziari, i professionisti legali e altre entità possono accedere al registro UBO per soddisfare i requisiti Know Your Customer (KYC) e di due diligence. Questo processo garantisce che le aziende siano consapevoli delle entità e degli individui con cui interagiscono, riducendo l'esposizione a rischi finanziari e legali.

5. Rafforzare la concorrenza leale

La concorrenza leale è alla base di una società capitalista giusta e equa. Il capitalismo non riguarda solo il fare soldi; al contrario. Il fatto che alcuni individui istighino qualcosa di nuovo crea immediatamente nuove opportunità di business e di impiego, il che può potenzialmente far prosperare le società. La trasparenza sulla proprietà e il controllo scoraggia le pratiche commerciali non etiche, creando un campo di gioco equo per le aziende oneste. Perché quando qualcuno fa qualcosa di illegale, verrà registrato, perché è in grado di conoscere gli UBO di qualsiasi azienda.

Dettagli chiave del registro UBO

Il registro UBO (Ultimate Beneficial Owner) olandese è un sistema progettato per migliorare la trasparenza sulle persone che in ultima analisi possiedono o controllano aziende e altre entità legali nei Paesi Bassi. Fa parte delle direttive antiriciclaggio dell'Unione Europea e mira a combattere i reati finanziari come il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo. Ne abbiamo già parlato brevemente sopra, ma vale sempre la pena menzionare che il registro UBO mira a un'imprenditorialità equa e onesta. È anche un modo per evitare monopoli troppo grandi, che possono spazzare via all'istante piccole (ma comunque redditizie e oneste) attività. Quindi mettiamoci al lavoro.

Chi può qualificarsi come UBO?

Quindi, dopo tutto questo parlare del registro UBO, delle insidie ​​e delle vittorie che derivano dall'essere un UBO, probabilmente ti starai chiedendo cosa sia effettivamente un UBO. Quindi, un UBO è una persona che possiede o controlla più del 25% di una società o entità legale, tramite diritti di proprietà o diritti di voto. Quindi, se possiedi o controlli più del 25% di una società, sei ufficialmente un UBO. Tuttavia, ci sono alcuni aggiornamenti proposti che mirano a includere individui con esattamente il 25% di proprietà o diritti di voto, ampliando la definizione per migliorare la copertura. Quindi non è più sopra il 25%, ma fino al 25% per non essere un UBO. Nota che essere un UBO potrebbe sembrare una cosa potente, ma ci sono alcune responsabilità quando ci si qualifica come UBO. Ad esempio, ci sono alcuni requisiti di registrazione. 

Requisiti di registrazione e implicazioni in caso di non conformità

Quindi, le aziende e le persone giuridiche devono registrare i dettagli dei loro UBO nel registro UBO della Camera di commercio olandese. Ciò include informazioni identificative sull'UBO, come nome, data di nascita e natura della proprietà o del controllo. Quando non lo si fa, ci possono essere gravi ripercussioni. L'importanza di sapere chi possiede la maggioranza di un'azienda risiede nel modo in cui questa persona conduce gli affari. Se è legalmente eseguito e gestito, non c'è alcun problema. Ma se un UBO oltrepassa alcuni limiti legali, può affrontare problemi di conformità e sanzioni successive. Che nei Paesi Bassi equivalgono a sanzioni amministrative, per cominciare. Puoi ricevere una sanzione che equivale a una multa amministrativa fino a € 21,750. Ci sono anche sanzioni aggiuntive per la non conformità, come un ordine di conformità sotto minaccia di ulteriori multe.

Oltre alle sanzioni amministrative, ci sono anche sanzioni penali. Ciò è dovuto al fatto che la non conformità può essere considerata un reato economico ai sensi dell'Economic Offences Act. Le potenziali conseguenze della violazione di questa legge includono multe, servizi alla comunità o persino la reclusione nei casi gravi, soprattutto se vengono fornite informazioni false durante la registrazione. Le autorità monitorano attivamente la conformità per garantire la trasparenza e prevenire l'uso improprio delle strutture aziendali per attività illecite come il riciclaggio di denaro o l'evasione fiscale.

Cifre di conformità attuali

A marzo 2024, circa l'80% delle entità legali nei Paesi Bassi aveva rispettato il requisito di registrazione. Come abbiamo discusso in precedenza, la non conformità può comportare multe o altre sanzioni. A margine, l'accesso al registro UBO è stato temporaneamente limitato a causa di problemi di privacy a seguito di una sentenza della corte dell'UE. Tuttavia, alcune entità come banche, notai e compagnie assicurative hanno riacquistato l'accesso entro la metà del 2024, consentendo loro di adempiere efficacemente agli obblighi di due diligence. Inoltre, da giugno 2024, le aziende saranno in grado di ottenere estratti certificati dal registro UBO per dimostrare la conformità ai requisiti Know Your Customer (KYC). Il registro UBO si allinea agli sforzi internazionali per migliorare la trasparenza aziendale e ridurre i reati finanziari. Sebbene efficace nel promuovere la responsabilità, ha dovuto affrontare delle sfide, in particolare per quanto riguarda l'equilibrio tra trasparenza e problemi di privacy. Si tratta di un problema ancora in corso, che dovrebbe essere risolto in un lasso di tempo relativamente breve.

Entità tenute a registrare un UBO

È molto importante sapere quale tipo di entità dovrebbe registrare un UBO. In tutti i casi, questo riguarda un'entità coinvolta in attività commerciali. Ciò riguarda, tra gli altri:

• Aziende (BV, NV e altro)
• Fondazioni e associazioni
• Società di persone (generali, in accomandita semplice o professionali)

Le esenzioni si applicano ai titolari unici, alle società quotate in borsa e a determinate associazioni senza piena capacità giuridica. Una volta registrato un UBO, tieni presente che alcuni dati, come nomi e percentuali di proprietà, sono accessibili al pubblico per promuovere la trasparenza. Tuttavia, non tutti i dati sono resi pubblici. Alcune informazioni private, come gli indirizzi residenziali, sono accessibili solo a entità autorizzate come notai e istituti finanziari. Per una guida dettagliata, la Camera di commercio olandese fornisce documentazione ufficiale e strumenti di supporto per la registrazione UBO. Puoi anche fare riferimento ai servizi di consulenza di aziende come Intercompany Solutions, con esperienza in materia di conformità aziendale.

Registrazione degli UBO nel registro

Ci sono persone che sono i beneficiari effettivi finali nella tua organizzazione, ma non sono ancora elencate come UBO nel registro UBO? Allora è qui che registri queste persone. La registrazione di un beneficiario effettivo finale (UBO) nei Paesi Bassi comporta l'invio di informazioni specifiche sugli individui che in ultima analisi possiedono o controllano una società o un'altra entità legale. Questo processo garantisce la conformità alle normative antiriciclaggio e migliora la trasparenza aziendale. Di seguito è riportata una panoramica dettagliata dei passaggi e dei requisiti per la registrazione UBO. Ricorda: è così che vengono protette le startup e i titolari di piccole imprese.

Passaggi per la registrazione UBO

Per determinare chi sono gli UBO nella tua azienda, il governo olandese spiega chiaramente come identificare gli individui che si qualificano come UBO. Questi possono essere definiti come coloro che:

• Possedere direttamente o indirettamente più del 25% delle azioni o dei diritti di voto
• Esercitare il controllo attraverso altri mezzi, come accordi o influenza

Per registrare un UBO per la tua azienda, ci sono alcuni passaggi di base che devi seguire. Descriveremo questi passaggi di seguito.

1. Raccogli le informazioni richieste:

Devono essere forniti i seguenti dettagli sui titolari effettivi:

• Nome e cognome
• Data di nascita e nazionalità
• Indirizzo di residenza (che non sarà reso pubblico)
• Natura ed estensione della proprietà o del controllo, espressa in percentuale
• Documentazione a supporto delle informazioni, come accordi tra azionisti e un documento d'identità valido

2. Inviare le informazioni alla Camera di commercio olandese (KvK)

• La registrazione avviene tramite il KvK, online o di persona, oppure con l'ausilio di una società specializzata come Intercompany Solutions. 
• Le aziende devono compilare il modulo di registrazione UBO fornito dal KvK

3. Verifica da parte della Camera di Commercio Olandese (KvK)

Una volta fatto tutto questo, la Camera di Commercio olandese verifica le informazioni prima di aggiornare il registro UBO. Alcuni campi, come l'entità della proprietà, sono pubblici, mentre i dettagli privati ​​rimangono riservati.

4. Mantenere e aggiornare le informazioni fornite

Le aziende sono responsabili di mantenere aggiornati i dettagli UBO. Qualsiasi cambiamento di proprietà o controllo deve essere segnalato tempestivamente e correttamente. 

Modifica degli UBO nel registro

Oltre a registrare gli UBO, puoi anche segnalare modifiche nel registro UBO. Possono essere modifiche che comportano, ad esempio, l'interesse che gli UBO hanno nella tua organizzazione e la possibilità di proteggere i dati personali degli UBO. La modifica degli Ultimate Beneficial Owner (UBO) registrati per un'entità olandese comporta l'aggiornamento delle informazioni nel registro UBO gestito dal KvK. Ciò è essenziale quando si verifica un cambiamento nella proprietà, nel controllo o nella struttura dell'entità. Di seguito delineeremo i passaggi e le considerazioni chiave per l'aggiornamento dei dettagli UBO.

1. Identifica i cambiamenti all'interno della tua azienda

La parte più importante è determinare chiaramente quali cambiamenti si verificheranno. C'è un nuovo UBO che deve essere registrato? Quindi questo viene fatto tramite la solita procedura di registrazione. Ma potrebbero esserci altri cambiamenti, come cambiamenti nella quantità di stakeholder o nella percentuale della loro partecipazione. Puoi anche determinare quali individui non sono più UBO e identificare i nuovi UBO in base alla proprietà o al controllo che supera la soglia del 25%.

2. Raccogliere la documentazione necessaria

Dovrai quindi preparare la documentazione che dimostri il cambiamento, come accordi tra azionisti aggiornati, verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione o altra documentazione legale che confermi la nuova struttura. C'è una differenza tra dati pubblici e privati, tra l'altro. Tutti i dati pubblici aggiornati, come il nome e l'entità della proprietà, saranno accessibili al pubblico. Ma i dati privati, come gli indirizzi residenziali, rimangono riservati e sono accessibili solo alle entità autorizzate.

3. Informare il KvK

Una volta raccolta tutta la documentazione necessaria, dovrai presentare le informazioni UBO aggiornate alla KvK. Questo può essere fatto solitamente online o di persona, o tramite un partner di fiducia nei Paesi Bassi quando sei un imprenditore straniero e le azioni necessarie sono troppo complicate per te. Dovrai includere gli stessi dettagli richiesti durante la registrazione iniziale, che consistono nel nome, nella data di nascita e nella nazionalità dell'UBO, e nella natura della proprietà e del controllo.

4. Invia la richiesta di modifica

Tu, o l'azienda che hai assunto per occuparsi di tali questioni, dovrete utilizzare i moduli specifici del KvK per gli aggiornamenti UBO. Assicuratevi che le informazioni siano accurate e complete per evitare ritardi nell'elaborazione. Volete modificare un indirizzo privato estero di un UBO in un indirizzo privato olandese o in un altro indirizzo estero? Dovrete quindi utilizzare il modulo 18: Supplemento ad altro registro delle imprese per questo. Durante il processo di verifica, il KvK esaminerà le modifiche inviate. Una volta che tutto sarà approvato, il registro UBO mostrerà le informazioni aggiornate. Assicuratevi sempre di essere conformi alle leggi olandesi in materia di UBO. Ciò significa che dovete garantire un monitoraggio continuo e una tempestiva segnalazione delle modifiche future per evitare sanzioni. 

Si noti inoltre che le modifiche ai dati UBO devono essere segnalate in una dichiarazione UBO entro 7 giorni dalla loro validità. La segnalazione tempestiva è fondamentale. Le modifiche devono essere comunicate non appena si verificano. Come già discusso in precedenza, le aziende che non segnalano le modifiche potrebbero incorrere in multe, sanzioni amministrative o danni alla reputazione. Per maggiori informazioni o supporto, il sito Web della Camera di commercio olandese fornisce guide dettagliate e opzioni di contatto. Consulenti professionali, come Intercompany Solutions, può aiutare con modifiche UBO complesse o problemi di conformità

Cancellazione degli UBO

Puoi anche deregistrare le persone nel registro UBO quando non sono più considerate UBO. Se una persona non è più un UBO, devi anche segnalarlo entro 7 giorni in una dichiarazione UBO. Quando deregistra gli UBO, fai attenzione se devi registrare altri UBO nel registro UBO. Per deregistrare un UBO nei Paesi Bassi, devi seguire la procedura per aggiornare o rimuovere le informazioni UBO nel registro UBO del KvK. La deregistrazione avviene quando qualcuno non si qualifica più come UBO, ad esempio quando vende le proprie azioni, trasferisce i propri diritti di voto o si dimette da una posizione di controllo. Di seguito, abbiamo elencato i passaggi e i dettagli chiave del processo di deregistrazione UBO per tua comodità.

1. Verificare le modifiche

La prima cosa che dovrai fare è assicurarti che l'individuo non soddisfi più i criteri UBO, che ammontano alla proprietà o al controllo precedentemente menzionati di oltre il 25%. Se un azionista lascia la società, ad esempio, o vende alcune delle sue azioni e non soddisfa più i criteri.

2. Informare il KvK

Una volta che sai chi deregistrare come UBO, devi presentare una richiesta al KvK per rimuovere i dettagli dell'individuo dal registro UBO. Questo può essere fatto solitamente online o di persona, o da una terza parte qualificata che può aiutarti in questo. Devi sempre usare il modulo di aggiornamento o rimozione UBO fornito dal KvK.

3. Fornire la documentazione richiesta

Devi quindi raccogliere tutti i documenti di supporto necessari, come accordi tra azionisti aggiornati, atti di trasferimento o risoluzioni aziendali. Devi presentare la prova del cambiamento, come documenti che dimostrino il trasferimento di azioni o altre modifiche nella struttura aziendale, affinché il processo di cancellazione venga finalizzato.

4. Conferma della cancellazione

Una volta che la Camera di Commercio verifica le informazioni, aggiornerà il registro UBO e rimuoverà i dettagli dell'individuo. Si prega di notare che è anche necessario segnalare tali modifiche tempestivamente per rimanere in conformità con la legge, come con i processi di registrazione e modifica UBO. Oltre a ciò, un'azienda deve anche aggiornare i propri registri interni e informare le parti interessate pertinenti, come le banche, se necessario. Per quanto riguarda la privacy, gli UBO deregistrati non avranno più dati visibili nel registro pubblico. Tuttavia, i registri storici potrebbero rimanere accessibili alle entità autorizzate per scopi di due diligence. La mancata deregistrazione di individui che non sono più UBO può comportare multe o sanzioni, in quanto potrebbe fornire una rappresentazione inaccurata della proprietà e della struttura di controllo dell'azienda. Per una guida dettagliata, il sito Web della Camera di Commercio olandese e gli studi di consulenza legale come Intercompany Solutions può fornire istruzioni specifiche e moduli necessari per la cancellazione

Sfide e preoccupazioni

Sebbene il registro UBO abbia notevoli vantaggi, ha sollevato preoccupazioni sulla privacy e sulla sicurezza dei dati. Alcune informazioni UBO sono pubbliche, il che ha portato a dibattiti sull'equilibrio tra trasparenza e diritti alla privacy individuali. Il sistema è stato modificato per affrontare queste preoccupazioni, come la limitazione dell'accesso pubblico a determinati dati sensibili. Per maggiori informazioni sulla logica e sul funzionamento del registro UBO, risorse come la Camera di commercio olandese (KvK) e i quadri giuridici dell'UE forniscono ulteriori approfondimenti. Naturalmente, Intercompany Solutions può inoltre assistervi in ​​tutte le questioni relative alla registrazione UBO, alla cancellazione e ai cambiamenti all'interno della vostra azienda.

Vorresti costituire una società olandese? Assicurati di registrare anche tutti gli UBO

Intercompany Solutions è specializzato in Costituzione di società olandese, ma possiamo offrirti una gamma di servizi molto più ampia di questa. Oltre a costituire e registrare una società nei Paesi Bassi per te, possiamo anche aiutarti con molte altre attività come la richiesta di un permesso, l'ottenimento di un visto e una varietà di attività amministrative come la tua dichiarazione dei redditi e l'assistenza con questioni legali. Anche la registrazione, la modifica e la cancellazione degli UBO non sono un problema per noi. Una volta che decidi di costituire una società olandese, ti chiederemo alcuni documenti standard che includono un documento di identità valido, il tuo nome completo e la data di nascita, il nome preferito della società e l'indirizzo di registrazione aziendale olandese. Con questi documenti possiamo andare da un notaio e costituire la tua società, ma possiamo anche organizzare direttamente molte altre cose importanti, come l'apertura di un conto bancario olandese e assicurarci che tu sia correttamente elencato come UBO nel registro olandese. 

I servizi che possiamo offrirti

Intercompany Solutions ha assistito centinaia di imprenditori stranieri di oltre 50 nazionalità diverse. I nostri clienti spaziano da piccole startup individuali a multinazionali, e tutto ciò che sta nel mezzo. I nostri processi sono rivolti agli imprenditori stranieri e, in quanto tali, conosciamo i modi più pratici per assistervi nella registrazione della vostra azienda. Possiamo assistervi con il pacchetto completo di registrazione aziendale nei Paesi Bassi:

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• Servizi di segreteria
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• Consulenza aziendale generale

Miglioriamo costantemente i nostri standard di qualità per fornire continuamente servizi impeccabili. 

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Intercompany Solutions ha assistito migliaia di imprenditori stranieri provenienti da tutti i possibili settori e paesi nella costituzione di una società olandese. Sappiamo, come nessun altro, come gestire il processo di costituzione in modo rapido e corretto. Poiché siamo attivi in ​​questo campo di lavoro da molti anni, abbiamo anche creato un'ampia rete di professionisti che possono assisterci in qualsiasi momento con qualsiasi domanda o richiesta tu possa avere. Ciò significa anche che possiamo offrire una delle procedure di registrazione delle società olandesi più rapide attualmente disponibili. Se hai tutti i documenti necessari a portata di mano e puoi inviarceli, l'intero processo non dovrebbe richiedere più di pochi giorni lavorativi. Nella maggior parte dei casi, richiede 1-3 giorni e sei pronto per iniziare a fare affari immediatamente.

Lavoriamo a tariffe fisse, che ovviamente discuteremo con voi prima di iniziare a lavorare per voi. Potete già avviare un'attività olandese per 1499 € tutto compreso, il che significa che non ci sono costi nascosti di alcun tipo. Un altro vantaggio è il fatto che il processo può essere completato interamente da remoto, se potete fornirci una procura. Questo vi fa risparmiare un sacco di tempo e denaro, dal momento che non dovete recarvi fisicamente nei Paesi Bassi per avviare la vostra nuova attività. Se desiderate saperne di più sui nostri servizi, sentitevi liberi di navigare sul nostro sito web per informazioni più dettagliate. Potete anche contattarci direttamente e vi assisteremo da lì in poi.