Errori comuni che un imprenditore straniero può commettere quando avvia un'attività nei Paesi Bassi

At Intercompany SolutionsVogliamo garantire che ogni imprenditore straniero abbia l'opportunità di iniziare a operare nei Paesi Bassi come imprenditore. Per questo motivo, nell'ultimo decennio abbiamo assistito migliaia di imprenditori nella creazione di diverse attività, da piccole startup innovative a grandi aziende internazionali che desideravano espandere la propria presenza commerciale nei Paesi Bassi. Questo ci ha anche permesso di costruire una solida rete di professionisti del settore che possono aiutare noi e voi in molti modi diversi quando le nostre aree di competenza si incrociano con le loro.

Se desiderate avviare un'attività in un altro Paese, in particolare nei Paesi Bassi, vi consigliamo vivamente di rivolgervi a un esperto in materia per assicurarvi che tutto venga eseguito e gestito correttamente. Ad esempio, potreste non conoscere tutte le leggi e i regolamenti applicabili nei Paesi Bassi in materia societaria, fiscale e legale. Con il giusto supporto, tuttavia, potrete garantire che la vostra attività sia avviata correttamente, che rispetti tutte le leggi e, di conseguenza, che possa raggiungere un successo notevole in tempi rapidi. Il nostro team specializzato e competente è sempre pronto ad assistervi per qualsiasi domanda. Chiamateci e fateci sapere cosa possiamo fare per voi.

SintesiAvviare un'attività nei Paesi Bassi come imprenditore straniero offre numerose opportunità, ma gli errori più comuni possono rallentare i progressi e creare rischi inutili. Questo articolo evidenzia insidie ​​come la scelta di una forma giuridica sbagliata, la negligenza negli obblighi fiscali, la negligenza amministrativa e la scarsa comprensione della cultura aziendale olandese. Spiega inoltre come una consulenza professionale possa aiutare gli imprenditori internazionali a rispettare le normative, evitare errori costosi e costruire solide basi per un successo a lungo termine.

Errore comune	Il rischio	La soluzione strategica
Struttura sbagliata	Responsabilità personale per debiti	Dutch BV (responsabilità limitata)
Sviste fiscali	Multe elevate per mancata dichiarazione IVA/ICP	Rendicontazione trimestrale e articolo 23
Pessima amministrazione	Problemi legali e fallimento della revisione contabile	Contabilità professionale (regola dei 7 anni)
Ritardi bancari	Blocco operativo e scarsa fiducia	Conto aziendale locale olandese
Disallineamento culturale	Partnership danneggiate	Puntualità e comunicazione diretta

Un nuovo inizio nei Paesi Bassi

Avviare un'attività nei Paesi Bassi è un passo entusiasmante. Si entra in un paese con una delle economie più forti d'Europa, una mentalità internazionale e un ambiente imprenditoriale trasparente. Questo è il motivo per cui molti imprenditori stranieri scelgono i Paesi Bassi, anche perché offre un accesso diretto al Mercato Unico Europeo, solidi collegamenti logistici e un elevato livello di fiducia nelle aziende olandesi. È un luogo in cui nuove idee, innovazione e imprenditorialità sono fortemente incoraggiate. Ma avviare un'attività in un nuovo paese significa anche imparare nuove regole, poiché cose che possono sembrare normali in un paese possono in realtà rivelarsi errori enormi in un altro. Fortunatamente, la maggior parte dei sistemi e delle procedure olandesi sono noti per essere ben organizzati. Tuttavia, per alcuni stranieri, possono anche sembrare rigidi, soprattutto per quanto riguarda aspetti come la registrazione delle imprese, le tasse e l'amministrazione. Ciò significa anche che anche il più piccolo errore iniziale può portare a ritardi, multe o correzioni stressanti.

La buona notizia? La maggior parte di questi errori è completamente evitabile una volta capito come funzionano le cose qui. Con le giuste informazioni e la giusta guida, puoi avviare e avviare la tua attività senza intoppi e concentrare tutto il tuo prezioso tempo ed energie su ciò per cui sei venuto qui: costruire un'attività di successo. In questo articolo, evidenzieremo per tua comodità gli errori più comuni che gli imprenditori stranieri commettono quando iniziano a lavorare nei Paesi Bassi. Questo ti aiuterà a evitare insidie ​​e problemi. Ogni paragrafo include una semplice spiegazione dell'importanza di fare le cose nel modo giusto e di come puoi evitare completamente il problema (che è ovviamente il risultato migliore). Imparando dagli altri, puoi risparmiare denaro, proteggere la tua reputazione e iniziare con fiducia. Quindi, assicuriamoci che la tua attività imprenditoriale olandese parta bene, essendo preparato, informato e pronto per la crescita.

Errore 1: scegliere la struttura giuridica sbagliata

Una delle prime e più importanti decisioni da prendere quando si avvia un'attività nei Paesi Bassi è la scelta della giusta forma giuridica. In Olanda esistono molti tipi diversi di attività; scegliere la forma giuridica più adatta è fondamentale, poiché ciò renderà l'attività molto più semplice ed efficiente. Molti imprenditori non sono consapevoli di queste differenze e finiscono per scegliere un'opzione che non corrisponde ai loro obiettivi, purtroppo. Questo può comportare effetti negativi come svantaggi fiscali, difficoltà con banche o investitori, o persino rischi finanziari personali. Nei Paesi Bassi, le forme giuridiche più note sono la ditta individuale (eenmanszaak) e la società a responsabilità limitata (Besloten Vennootschap, BV in breve). Sebbene la ditta individuale possa sembrare semplice ed economica, comporta un rischio significativo: si è personalmente responsabili dei debiti aziendali. Ciò significa che, se qualcosa va storto, il patrimonio privato potrebbe essere compromesso.

Ecco perché quasi tutti gli imprenditori internazionali scelgono una BV olandese. Nella nostra attività, notiamo che quasi il 100% dei nostri clienti preferisce effettivamente la BV. Uno dei principali vantaggi di una BV è che offre una responsabilità limitata, che protegge le finanze personali. Fornisce inoltre un'immagine professionale ed è la struttura preferita dalle aziende che intendono crescere, assumere personale o collaborare con investitori. Inoltre, quando clienti o fornitori vedono una BV olandese, spesso si sentono più sicuri nel fare affari con voi. Un grande vantaggio è che la costituzione di una BV è diventata molto accessibile: il capitale sociale richiesto è di solo 1 euro. Questo consente di iniziare con successo ed espandersi in seguito senza modificare la propria struttura legale. Anche molti vantaggi fiscali e opportunità di finanziamento sono più facili da accedere con una BV. Scegliere la struttura giusta fin dall'inizio aiuta a evitare costosi cambiamenti successivi. Con la giusta configurazione, la vostra azienda appare affidabile, scalabile e pronta per il successo nei mercati olandese ed europeo.

Errore 2: Non registrare o aggiornare i dati aziendali corretti

Quando si avvia un'attività nei Paesi Bassi, uno dei primi passi è la registrazione della propria azienda presso la Camera di Commercio Olandese (KvK). Questa registrazione non è solo una formalità; è il fondamento della propria identità aziendale olandese ufficiale. Banche, fornitori, autorità fiscali e persino i clienti fanno affidamento su queste informazioni per verificare che la propria azienda sia legittima e affidabile. Un problema comune per gli imprenditori stranieri è dimenticare di fornire i dati corretti o non aggiornare le informazioni quando qualcosa cambia. Ad esempio, un nuovo indirizzo aziendale, un nuovo amministratore delegato, un cambiamento nelle attività aziendali o persino un'ulteriore ragione sociale. Il mancato aggiornamento di queste informazioni può causare problemi in seguito, tra cui ritardi con le operazioni bancarie, blocchi delle registrazioni IVA o sanzioni per registrazioni errate.

Un altro dettaglio importante è la registrazione del cosiddetto Ultimate Beneficial Owner (UBO). Puoi leggere di più a riguardo in questo articoloInoltre, assicurati che il tuo codice SBI (che è un codice nel sistema olandese che descrive la natura delle tue attività commerciali) sia corretto. Perché se il codice SBI non corrisponde a ciò che fai effettivamente, potresti perdere incentivi interessanti come opzioni di finanziamento o incontrare difficoltà con l'assicurazione e non rispettare le normative del settore. La buona notizia è che aggiornare i dati aziendali è semplice se eseguito in tempo. E se collabori con qualcuno che si occupa di queste cose per te, questa persona può gestire tutti gli aggiornamenti necessari per te, assicurandosi che tutto rimanga accurato e conforme alle leggi olandesi. Quindi, assicurarti di mantenere aggiornata la tua registrazione protegge sia la reputazione della tua azienda sia la sua capacità di operare correttamente nei Paesi Bassi.

Errore 3: Sottovalutare le tasse olandesi

Le tasse nei Paesi Bassi sono chiare e strutturate, ma possono anche essere più dettagliate di quelle a cui sono abituati molti imprenditori stranieri. Un errore comune è pensare che le tasse vengano pagate solo una volta all'anno. In realtà, la maggior parte degli obblighi fiscali olandesi richiede una rendicontazione regolare e un'amministrazione molto accurata fin dall'inizio, che sarà necessario conservare per 7 anni dopo le transazioni. L'esempio più importante è l'IVA (IVA). Se la vostra azienda vende beni o servizi, di solito dovrete addebitare l'IVA e poi dichiararla all'Amministrazione Finanziaria Olandese, spesso ogni trimestre. Se commerciate beni all'interno dell'UE, potreste anche dover presentare dichiarazioni ICP (per le transazioni intracomunitarie). Tenete presente che il mancato rispetto di una scadenza può comportare multe salate, anche se non avete effettuato alcuna vendita.

Poi c'è l'imposta sul reddito delle società per le società BV e l'imposta sui salari se si assume personale. Molte aziende rimangono sorprese dalla rapidità con cui sorgono gli obblighi relativi al pagamento delle retribuzioni, soprattutto se l'amministratore diventa anche un dipendente della BV. Esistono anche disposizioni speciali che possono migliorare il flusso di cassa, come l'Articolo 23 per la sospensione dell'IVA sulle importazioni e il sistema OSS per le vendite online in tutta l'UE. Questi strumenti possono far risparmiare molto tempo e denaro, ma solo se impostati correttamente fin dall'inizio. Quindi, in sostanza, le norme fiscali non sono un problema, a patto che le si comprendano appieno e (cosa ancora più importante) le si rispettino. Collaborare con uno specialista olandese del settore come Intercompany Solutions Garantisce sempre che tutto venga inviato correttamente e nei tempi previsti. Questo ti evita stress, protegge la tua reputazione e ti permette di concentrarti sulla crescita della tua attività, invece di doverti occupare continuamente di burocrazia.

Errore 4: Non aprire un conto bancario olandese professionale

Una volta espletate tutte le formalità, come la costituzione della tua attività e l'acquisizione di tutti i numeri di registrazione, dovrai sicuramente aprire un conto bancario ufficiale per ogni attività che possiedi qui. Un'azienda olandese senza un conto bancario olandese potrebbe rapidamente trovarsi in difficoltà. Pertanto, sebbene sia teoricamente possibile utilizzare un conto bancario estero in alcune situazioni, la maggior parte dei partner olandesi si aspetterà sempre un conto aziendale locale e professionale collegato alla tua azienda. Inoltre, tieni presente che istituzioni e terze parti come banche, fornitori e piattaforme di pagamento spesso richiedono un conto bancario olandese prima ancora di accettare di lavorare con te. Devi sapere che senza un conto bancario olandese, le procedure di base possono diventare complicate. Ad esempio, effettuare pagamenti alle autorità governative olandesi o ricevere rimborsi IVA potrebbe richiedere più tempo o addirittura essere impossibile nel peggiore dei casi. Alcuni sistemi di fatturazione e servizi di elaborazione paghe semplicemente non si collegano a conti esteri. Può anche essere più difficile creare un rapporto di fiducia con i clienti che vogliono vedere che la tua azienda ha effettivamente sede nei Paesi Bassi.

Un altro aspetto pratico da considerare: la registrazione del titolare effettivo e i controlli d'identità, già menzionati in precedenza. Le banche olandesi devono sempre essere in grado di verificare chi è il proprietario dell'azienda. Ciò fa parte delle severe norme olandesi e dell'UE per prevenire le frodi e il riciclaggio di denaroGli imprenditori stranieri spesso trovano questo passaggio poco chiaro, ma una volta completato, rafforza la credibilità della vostra azienda. La buona notizia è che alcune aziende possono aiutarvi a guidarvi attraverso il processo bancario. Sanno quali documenti sono necessari e come preparare tutto correttamente. In alcuni casi, le banche online possono essere utilizzate in attesa dell'approvazione di un conto bancario tradizionale. Nel complesso, possedere un conto bancario olandese dimostra che la vostra azienda è reale, ufficiale e pronta per operazioni importanti nell'UE. È un passo molto importante che evita molte frustrazioni future e apre le porte finanziarie fin dal primo giorno.

Errore 5: dimenticare di acquisire permessi o approvazioni del settore

Un altro argomento interessante sono i permessi necessari. Naturalmente, non tutte le aziende nei Paesi Bassi necessitano di un permesso speciale. Tuttavia, per alcuni settori, sono necessarie autorizzazioni e permessi specifici prima di poter effettivamente operare legalmente. Molti imprenditori stranieri ne sono sorpresi, soprattutto se le normative in materia sono più permissive nel loro Paese d'origine. Avviare un'attività senza i permessi corretti può comportare conseguenze pesanti come multe, chiusura forzata o problemi legali. Ovviamente, queste sono tutte cose che si desidera assolutamente evitare! Esempi di settori che spesso richiedono permessi speciali includono (ma non si limitano a) produzione alimentare e ristorazione, servizi sanitari, servizi finanziari, trasporti e logistica ed edilizia. Anche le aziende di import-export potrebbero aver bisogno di permessi doganali, come un codice EORI o altri certificati. Questi requisiti non sono solo olandesi, perché a volte si basano anche su normative UE che si applicano a tutti gli Stati membri.

La parte difficile è che alcuni permessi dipendono da come si strutturano le attività. Vendere prodotti online può sembrare semplice, ma se questi prodotti includono alimenti o cosmetici, potrebbero essere applicate norme di sicurezza ed etichettatura diverse, ad esempio. Quindi, in genere, sarà necessario verificare questo prodotto per prodotto. Lo stesso vale per la valutazione dell'impatto ambientale della propria azienda o per la lavorazione di determinate sostanze chimiche o dispositivi elettronici. Per la sicurezza, è importante informarsi sulle esigenze della propria attività prima di iniziare a operare. Un buon consulente aziendale può spiegare i requisiti in un linguaggio semplice e aiutarvi a richiedere le autorizzazioni necessarie. Una volta che tutto sarà ufficialmente approvato, potrete operare con sicurezza, sapendo che la vostra azienda soddisfa tutti gli standard olandesi ed europei. Essere preparati non solo vi protegge legalmente, ma aumenta anche la fiducia dei clienti. Le persone si sentono semplicemente più a loro agio nell'acquistare da un'azienda che segue le regole e rispetta la qualità e la sicurezza.

Errore 6: ignorare la cultura aziendale olandese

Una delle insidie ​​più comuni è non capire come gli olandesi conducono effettivamente gli affari. Per molti stranieri, il loro approccio è decisamente unico! Fare affari nei Paesi Bassi può generalmente sembrare molto diretto e, ironia della sorte, è proprio questo il punto. Gli olandesi apprezzano l'onestà, la chiarezza e la comunicazione diretta. Quindi, se qualcosa non è possibile, lo dicono subito. Se non sono d'accordo con qualcosa, lo dicono direttamente. Questo non vuole essere scortese, però, poiché in realtà fa risparmiare tempo ed evita confusione. Gli imprenditori stranieri a volte fraintendono questo stile di comunicazione e possono persino sentirsi offesi. Potrebbero pensare che un partner olandese sia troppo diretto o addirittura freddo. Ma una volta che ci si abitua, si inizia sicuramente ad apprezzare l'onestà, perché si sa sempre come ci si posiziona. 

Un altro aspetto importante della cultura olandese è la puntualità. Una riunione che inizia alle 10:00 significa 10:00, non 10:10. Arrivare in ritardo può dare l'impressione di non essere seri. Anche gli accordi vengono presi molto alla lettera. Se prometti qualcosa, ci si aspetta che tu la consegni in tempo. Inoltre, la gerarchia nei luoghi di lavoro olandesi è solitamente bassa. Le persone vogliono essere trattate alla pari, anche se una persona ricopre una posizione più elevata. I team prendono decisioni insieme e l'opinione di tutti conta. Questo crea un ambiente di lavoro positivo e aperto, ma potrebbe essere diverso se si proviene da una cultura aziendale più formale. Comprendere queste regole sociali aiuta a costruire la fiducia più velocemente. E la fiducia è un elemento fondamentale del successo qui. Quando i partner olandesi si sentono a proprio agio con te, sosterranno le tue idee e ti aiuteranno a crescere, a volte anche più di quanto ti aspetti.

Errore 7: Nessuna contabilità o amministrazione adeguata

Nei Paesi Bassi, una buona amministrazione non è solo una formalità; è un obbligo di legge. Ogni azienda è tenuta a tenere sempre registri accurati di voci come entrate, spese aziendali, fatture e contratti. Questi registri devono essere conservati correttamente per diversi anni nel caso in cui le autorità fiscali olandesi ne richiedano la verifica. Molti imprenditori stranieri non si rendono conto di quanto possano essere rigide e dettagliate le norme contabili olandesi, e questo può avere gravi conseguenze se non si rispettano le norme vigenti. Una cattiva amministrazione può rapidamente causare problemi. Ad esempio, si potrebbero perdere rimborsi IVA a cui si ha diritto o pagare accidentalmente troppe tasse. Ancora peggio, registri incompleti o errati possono portare a multe o stressanti correzioni successive. E quando la contabilità è disordinata, diventa più difficile capire quanto sia effettivamente sana la propria attività.

Pertanto, l'approccio più intelligente è impostare una contabilità corretta per la tua azienda olandese fin dal primo giorno. Devi sapere che non deve essere per forza complicato. Esiste una vasta gamma di moderni software di contabilità disponibili. Se abbinati a un commercialista o a un servizio amministrativo locale, tutto diventa chiaro e organizzato per te e per le altre parti interessate. Questo aiuta anche a garantire che le tue fatture includano le informazioni corrette, che le tue dichiarazioni IVA siano corrette e che tutti i pagamenti corrispondano ai tuoi registri bancari. Inoltre, una buona amministrazione dimostra anche una buona dose di professionalità. Investitori, banche e partner si sentono più sicuri a lavorare con un'azienda che ha i propri numeri sotto controllo. In sostanza, quando sai esattamente cosa entra ed esce, puoi prendere decisioni molto più consapevoli e pianificare la crescita. Quindi, la burocrazia può non essere divertente, ma nei Paesi Bassi protegge la tua attività e ti aiuta a trattenere una parte maggiore dei tuoi guadagni.

Errore 8: Cercare di fare tutto da soli senza il supporto di un professionista

Avviare un'attività in un nuovo Paese può già sembrare una grande avventura. Molti imprenditori cercano di gestire tutto da soli, aspetti come la registrazione, le tasse, le operazioni bancarie, l'amministrazione, le questioni legali, in pratica tutto ciò che abbiamo menzionato in questo articolo e altro ancora. Tutto questo, oltre alla ricerca di clienti e alla gestione dell'azienda. È normale voler avere il pieno controllo, ma fare tutto da soli può rallentare e portare a costosi errori nel lungo periodo. Il sistema imprenditoriale olandese è chiaro una volta capito, ma all'inizio ci sono molti dettagli che è facile trascurare. Forse una normativa IVA è diversa nel tuo Paese? Forse hai bisogno di una licenza aggiuntiva per importare merci? Forse il tuo sistema di pagamento delle buste paga ha bisogno di essere modificato? Un piccolo errore può creare una reazione a catena che richiede molto tempo ed energie per essere risolta, e questo è semplicemente un peccato.

Pertanto, esternalizzare il lavoro e collaborare con esperti locali non è un punto debole, ma in realtà è una mossa aziendale molto intelligente. Consulenti, commercialisti e fornitori di servizi aziendali olandesi conoscono le regole e parlano la stessa lingua delle autorità e delle banche. Possono impostare le cose correttamente fin dall'inizio, evitando così problemi in seguito. E ogni ora risparmiata in pratiche burocratiche è un'ora che puoi dedicare alla crescita della tua attività. Nei Paesi Bassi, il successo si misura spesso in termini di comunità e collaborazione. Quando si costruisce una rete di supporto, si cresce più velocemente, si affronta meno stress e si aumentano le possibilità di successo a lungo termine. L'outsourcing è intelligente ed è anche ciò che mantiene viva la fiorente cultura aziendale nei Paesi Bassi.

Intercompany Solutions fornisce il supporto su cui puoi contare

Ogni nuovo inizio comporta una curva di apprendimento e avviare un'azienda in un paese diverso non è una sfida da poco. Quindi, è del tutto normale sentirsi insicuri riguardo alla legislazione olandese, al sistema fiscale o alle procedure amministrative. Ciò che conta è non permettere a questi problemi di rallentare o ostacolare il proprio sviluppo. Gli imprenditori più intelligenti non sono quelli che non commettono mai errori; al contrario. Sono quelli che ricevono le istruzioni giuste al momento giusto. È qui che entra in gioco la nostra azienda. Ti aiutiamo a impostare correttamente la tua azienda fin dall'inizio, così non dovrai tornare indietro e apportare correzioni in seguito. Una buona pianificazione evita molto stress!

Che si tratti di scegliere la struttura legale più adatta, di rispettare le normative fiscali o di assicurarci che tutte le registrazioni siano corrette, siamo qui per rendere tutto chiaro e gestibile. Avrai sempre qualcuno a cui rivolgerti, qualcuno che conosce il sistema olandese e può tradurlo in semplici passaggi. Il nostro obiettivo è far sì che la tua attività si senta forte, professionale e pronta a crescere. Vogliamo che tu dedichi il tuo tempo a clienti, partnership e opportunità, non a cercare moduli complicati o a preoccuparti delle scadenze. Con il giusto supporto, i Paesi Bassi diventano un luogo entusiasmante in cui costruire il tuo futuro. E noi siamo qui per accompagnarti in questo percorso, passo dopo passo.

Quali tipi di servizi possono Intercompany Solutions offrirti?

Intercompany Solutions Ha assistito centinaia di imprenditori stranieri di oltre 50 nazionalità diverse. I nostri clienti spaziano da piccole startup individuali a multinazionali, passando per tutto ciò che sta nel mezzo. I nostri processi sono rivolti agli imprenditori stranieri e, in quanto tali, conosciamo i modi più pratici per assistervi nella registrazione della vostra azienda. Possiamo assistervi con l'intero pacchetto di registrazione aziendale nei Paesi Bassi, direttamente o tramite partner fidati e professionali con cui collaboriamo a stretto contatto:

• Stabilimento della società nei Paesi Bassi
• Richiesta di partita IVA o EORI
• Richiesta di partita IVA estera
• Assistenza all'avviamento
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• Servizi amministrativi
• Servizi di segreteria
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• Dichiarazioni delle transazioni intracomunitarie (ICP)
• Acquisizione di una licenza Articolo 23
• Ottenere l'E-herkenning per la tua azienda
• Acquisizione o chiusura di account G
• Trasferimento di azioni
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• Consulenza aziendale generale

Miglioriamo costantemente i nostri standard di qualità per fornire continuamente servizi impeccabili.

Possiamo aiutarti con la conformità a tutti i livelli

Se desiderate avviare un'attività in Olanda, ma temete di non conoscere a sufficienza le leggi e i regolamenti olandesi o di commettere errori, possiamo aiutarvi in ​​vari modi interessanti. Oltre alla nostra procedura di costituzione aziendale rapida, economica ed efficiente, possiamo anche occuparci di questioni extra, come questioni legali e dichiarazioni dei redditi. Ma possiamo anche procurarci alcuni documenti necessari e semplicemente offrirvi un ascolto attento e una solida consulenza aziendale. Per qualsiasi domanda riguardante la costituzione e il mantenimento di un'attività in Olanda, non esitate a contattarci. Saremo lieti di aiutarvi con qualsiasi problema o domanda.