Come assumere il primo dipendente nei Paesi Bassi senza commettere errori

Aggiornato su 20 luglio 2026

Se desideri assumere dipendenti nei Paesi Bassi tramite un'azienda straniera, esistono diverse strade da percorrere. Oltre a ciò, ci sono anche numerose leggi e regolamenti da tenere in considerazione. Per rendere l'intero processo molto più comprensibile per te, Intercompany Solutions offre ampie servizi di gestione stipendi Vi aiuteremo fin dal primo giorno. Possiamo occuparci di tutta la parte amministrativa, delle dichiarazioni dei redditi e di tutto ciò che riguarda l'assunzione di personale nei Paesi Bassi. Questo vi garantirà la piena conformità con la legislazione olandese sul lavoro. Il nostro team di esperti specializzati vi spiegherà esattamente cosa fare e come procedere. Desiderate maggiori informazioni sull'assunzione del vostro primo dipendente nei Paesi Bassi? Non esitate a contattarci direttamente per qualsiasi domanda sull'argomento.

Sintesi: L'assunzione del primo dipendente nei Paesi Bassi richiede la scelta di un quadro giuridico conforme: incorporazione di un'entità locale Dutch BV, utilizzando un sistema di gestione delle buste paga per datori di lavoro non residenti autorizzati o un Employer of Record (EOR) per ridurre la responsabilità del lavoro. Poiché le strutture di lavoro straniere non esistono nella legislazione olandese, i contratti devono includere precise clausole di legge, come un periodo di prova massimo di un mese per i contratti a tempo determinato e il rispetto del limite di 36 mesi per i contratti temporanei ("ketenregeling"). Inoltre, i datori di lavoro devono rispettare l'obbligo di diligenza ("zorgplicht"), disciplinato dalla legge sul miglioramento del Gatekeeper. Questa legge impone partnership obbligatorie per la salute sul lavoro ("Arbodienst") e comporta l'obbligo di finanziare due anni di retribuzione durante il periodo di malattia.

Passaggio chiave	Cosa devi fare bene
Scegli un datore di lavoro legale	Scegli una BV olandese, una registrazione come datore di lavoro non residente o un EOR prima di assumere
Utilizzare un contratto conforme	Rispettare il periodo di prova massimo di 1 mese, l'8% di indennità per le festività e la regola della catena di 36 mesi (ketenregeling).
Coprire l'obbligo di diligenza	Stipulate un'assicurazione sanitaria e un'assicurazione contro le malattie per i 2 anni (104 settimane) di indennità di malattia.
Verifica CAO e pensione	Verifica il tuo codice SBI per un CAO vincolante e per eventuali fondi pensione di settore obbligatori.
Ordina l'imposta, l'IND e la regola del 30%.	Ottieni un codice fiscale per le buste paga, richiedi l'agevolazione del 30% entro 4 mesi e organizza la sponsorizzazione IND.

Come pensi di assumere qualcuno, innanzitutto? 

Prima ancora di iniziare a intervistare i candidati, è fondamentale porsi una domanda cruciale: chi sarà il datore di lavoro legale, formalmente? Questo è spesso l'errore più comune commesso dalle aziende internazionali, che presumono di poter assumere qualcuno nei Paesi Bassi semplicemente utilizzando un contratto stipulato nel loro paese d'origine. In realtà, le autorità fiscali olandesi ("Belastingdienst") e la legislazione sul lavoro richiedono una procedura di assunzione locale per garantire la corretta gestione delle imposte e della previdenza sociale. A questo punto, si possono individuare tre possibili strategie. 

La prima opzione è la costituzione di una BV olandese, una società a responsabilità limitata locale. Questa è la soluzione standard se si prevede di assumere un team e si desidera avere il pieno controllo del proprio marchio. La seconda opzione è l'utilizzo di un Employer of Record (EOR). L'EOR è una società olandese che assume il personale per conto dell'azienda, fungendo di fatto da scudo legale. Si occupa di tutti gli adempimenti burocratici, mentre l'azienda olandese gestisce il lavoro quotidiano del dipendente. La terza opzione è la registrazione come datore di lavoro non residente, in cui la società estera si registra direttamente per le imposte sui salari olandesi senza costituire una BV locale. 

Considerate questa scelta come il fondamento della vostra intera attività nei Paesi Bassi. Se non avete ancora una sede legale olandese, ma il vostro potenziale dipendente ideale deve iniziare a lavorare immediatamente, l'EOR (Employee of the Register) è l'unica opzione realistica per rimanere in regola fin dal primo giorno. Tuttavia, una volta raggiunti i tre o quattro dipendenti, i costi mensili di un servizio EOR possono rapidamente superare il costo di gestione di una vostra società. Molte aziende iniziano con un EOR per testare il mercato e poi trasferiscono i dipendenti alla propria società in un secondo momento, continuando comunque a utilizzare i servizi di gestione paghe per ridurre l'onere amministrativo. Prendere questa decisione tempestivamente vi risparmierà molti problemi, poiché il passaggio a un nuovo modello spesso richiede la redazione di contratti completamente nuovi. Pertanto, assicuratevi di valutare sempre il vostro piano di crescita biennale prima di firmare il primo contratto, poiché l'opzione più economica oggi potrebbe rivelarsi la più costosa tra diciotto mesi.

Clausole contrattuali olandesi obbligatorie 

Una volta definita la forma giuridica della vostra azienda, l'ostacolo successivo è il contratto vero e proprio. È qui che molti team HR stranieri si confondono, perché il concetto di rapporto di lavoro "a volontà" semplicemente non esiste nei Paesi Bassi. Non potete semplicemente copiare e incollare un contratto dal vostro paese e pensare che sia sufficiente. Prendiamo ad esempio il periodo di prova obbligatorio. Se offrite un contratto a tempo determinato tra i sei mesi e i due anni, la legge prevede che abbiate esattamente un mese per decidere se il candidato è adatto. Se provate a inserire un periodo di prova di due mesi, l'intera clausola verrà annullata da un giudice, lasciandovi senza alcun periodo di prova. Poi c'è l'indennità per ferie dell'8%. Non si tratta di un bonus, ma di un diritto legale. Dovete essere assolutamente chiari durante le trattative se lo stipendio offerto include o esclude questa percentuale dell'8%, altrimenti potreste finire per pagare migliaia di euro in più del previsto a maggio (dato che questo è il mese in cui dovrete versare tale importo).

È inoltre necessario prestare attenzione alla regola della catena. Nel 2026, questa regola stabiliva che si potevano stipulare al massimo tre contratti a tempo determinato in un arco di tre anni. Al quarto contratto, o al raggiungimento dei 36 mesi, il dipendente diventava legalmente a tempo indeterminato. Quindi non ci sono "se" o "ma". Anche le clausole di non concorrenza sono diventate più complesse; ora è necessario dimostrare per iscritto un "interesse aziendale preminente" affinché siano valide in un contratto a tempo determinato. Sono questi piccoli dettagli che generalmente tendono a mettere in difficoltà chi assume per la prima volta. Pertanto, invece di cercare di adattare i documenti esistenti al contesto olandese, è molto più sicuro partire da un modello locale che rispetti già questi obblighi. In questo modo si mantiene un rapporto professionale e si tutela l'attività aziendale.

Il cosiddetto obbligo di diligenza ("Zorgplicht")

Nei Paesi Bassi, non si assume semplicemente un dipendente; bisogna anche prendersi cura seriamente del suo benessere. Questo è noto come "Zorgplicht", ovvero "obbligo di diligenza". Una delle maggiori sorprese per i datori di lavoro olandesi alle prime armi è la regola dei due anni di malattia. Questa regola stabilisce che, se un dipendente si ammala, il datore di lavoro è legalmente obbligato a corrispondergli almeno il 70% del suo stipendio per un massimo di 104 settimane. Non è possibile semplicemente rescindere il contratto perché il dipendente non lavora. 

Per gestire questo enorme rischio finanziario, quasi tutti i datori di lavoro accorti stipulano un'assicurazione contro le assenze per malattia ("Verzuimverzekering").Questa assicurazione copre il pagamento degli stipendi, ma di solito richiede di seguire un protocollo molto rigido per il reinserimento lavorativo, ai sensi del cosiddetto Gatekeeper Improvement Act. Per essere in regola con queste norme, è inoltre necessario stipulare un contratto con un servizio di medicina del lavoro ("Servizio Arbo"). Pensateli come i periti medici. Quando un dipendente si assenta per malattia, il medico del Servizio Arbo stabilisce sostanzialmente cosa può e cosa non può fare. 

Ricorda che non ti è consentito chiedere al dipendente quale sia la sua diagnosi medica, perché ciò costituirebbe una grave violazione del GDPR e della privacy nei Paesi Bassi. Puoi solo sapere per quanto tempo sarà assente dal lavoro e che tipo di lavoro adattato potrebbe essere in grado di svolgere. Inoltre, dovrai effettuare un'Inventario e Valutazione dei Rischi (RI&E) per assicurarti che il suo spazio di lavoro, anche se si tratta di un ufficio domestico, sia sicuro. Può sembrare molta burocrazia, ma attivare queste assicurazioni e servizi prima del primo giorno di lavoro è l'unico modo per assicurarsi che tutto vada per il meglio. Se trascuri questo passaggio, una malattia di lunga durata potrebbe facilmente mandare in bancarotta la tua piccola impresa.

Gli accordi collettivi di lavoro e pensionistici (CAO) 

Uno degli errori più frequenti che i datori di lavoro stranieri possono commettere è quello di presumere di poter semplicemente offrire uno stipendio e chiudere la questione. Nei Paesi Bassi, tuttavia, molti settori sono regolati da un Contratto Collettivo di Lavoro (CCNL). Si tratta di accordi settoriali negoziati tra sindacati e organizzazioni dei datori di lavoro che disciplinano ogni aspetto, dal salario minimo alle tariffe per gli straordinari. Se la vostra attività rientra in un CCNL specifico, come ad esempio il commercio al dettaglio, l'informatica o la lavorazione dei metalli, siete legalmente vincolati dai suoi termini, anche se non avete mai firmato alcun contratto. 

Quindi, prima di te assumi il tuo primo dipendente, Devi verificare il tuo codice SBI (la tua categoria aziendale presso la Camera di Commercio). Per verificare se nel tuo caso si applica un accordo di assunzione obbligatorio (CAO). In tal caso, il tuo contratto di lavoro non può prevedere condizioni meno favorevoli rispetto a quanto stabilito in tale accordo. Poi c'è la questione della pensione. A differenza di molti altri Paesi, i Paesi Bassi hanno un sistema pensionistico complesso e articolato su più pilastri. Sebbene non esista una legge universale che obblighi ogni datore di lavoro a fornire una pensione, circa il 70% delle aziende è tenuto a farlo in virtù del proprio CAO o di un fondo pensione obbligatorio a livello di settore. Se operi in un settore come l'edilizia o la sanità, probabilmente non avrai altra scelta che iscrivere il tuo primo dipendente a un fondo specifico e versare i contributi previsti. 

Inoltre, anche se non si applica il CAO, nel 2026 è molto comune che i dipendenti olandesi si aspettino un contributo pensionistico come benefit standard. Se lo ometti, potresti trovarti nell'impossibilità di attrarre i migliori talenti. Pertanto, ti consigliamo vivamente di consultare sempre un esperto di buste paga come Intercompany Solutions Verificate il vostro status CAO prima di iniziare a negoziare lo stipendio, altrimenti potreste ritrovarvi a ricevere fatture pensionistiche arretrate che possono ammontare a migliaia di euro per dipendente.

L'IND e la regola del 30% 

Se stai assumendo uno specialista dall'estero, o anche qualcuno che vive già nei Paesi Bassi e che soddisfa criteri specifici, devi parlare del Sentenza del 30%.Si tratta sostanzialmente di un vantaggio fiscale che consente di destinare il 30% della retribuzione lorda del dipendente, esentasse, a copertura delle spese extraterritoriali. Nel 2026, le norme sono diventate ancora più precise per quanto riguarda le soglie salariali e la riduzione graduale del beneficio nel tempo. L'errore più grande in questo caso è perdere la scadenza. 

È necessario richiedere questa decisione entro quattro mesi dalla data di inizio del dipendente. Se si perde tale termine, l'agevolazione fiscale non è retroattiva alla data di inizio e, in sostanza, si è fatto perdere al nuovo assunto una parte considerevole del suo stipendio netto. Inoltre, se il primo assunto non è un cittadino UE, sarà necessario rivolgersi all'IND (Servizio Immigrazione e Naturalizzazione). Per sponsorizzare un migrante altamente qualificatoLa tua azienda deve diventare uno "sponsor riconosciuto". Questo processo prevede una fase di verifica in cui l'IND esamina la stabilità finanziaria e la registrazione della tua azienda. Non puoi semplicemente promettere un visto; devi avere lo status legale per garantirlo. 

Se non volete sobbarcarvi la seccatura di diventare sponsor per una sola persona, è qui che l'utilizzo di un EOR (Exempt Ombudsman Record) si rivela incredibilmente prezioso, poiché questi professionisti sono già in possesso della licenza di sponsorizzazione. Orientarsi tra le normative del 30% e i requisiti IND (Indian National Development) richiede precisione, poiché un singolo errore nella domanda può comportare un rifiuto con tempi di appello che possono durare mesi, spingendo spesso il vostro nuovo dipendente a cercare un datore di lavoro più vantaggioso dal punto di vista fiscale.

Configurazione del sistema paghe e autorità fiscali olandesi 

Una volta firmato il contratto, è necessario trasformare l'assunzione legale in una realtà finanziaria, per così dire. Questo inizia con la registrazione come datore di lavoro presso l' autorità fiscali olandesiAnche se siete un'azienda straniera senza sede locale, dovete ottenere un codice fiscale olandese per le buste paga ("loonheffingennummer") prima del primo giorno di lavoro del vostro nuovo dipendente. Dovete inoltre verificare l'identità del dipendente controllando il passaporto o la carta d'identità originali e conservandone una copia sicura nei vostri archivi, poiché omettere questo passaggio può comportare l'applicazione dell'aliquota per lavoro anonimo, che rappresenta un'enorme tassazione del 52% che né voi né il vostro dipendente desiderate.

Nel 2026, la gestione amministrativa sarà in gran parte digitale, ma non si tratta di qualcosa che si imposta una volta per tutte e poi si dimentica. Sarà necessario impostare un sistema di elaborazione delle buste paga mensili che tenga conto di elementi come le imposte sul reddito, i contributi previdenziali e i premi assicurativi dei dipendenti. Un aspetto in particolare che coglie di sorpresa gli imprenditori stranieri è il regime dei costi relativi al lavoro ("Werkkostenregeling", o "WKR").Si tratta di un fondo esentasse (di solito intorno all'1.92% del monte salari totale) che puoi utilizzare per offrire ai tuoi dipendenti benefit come abbonamenti in palestra, fiori o una bicicletta aziendale senza pagare tasse aggiuntive. Se superi questo budget, tuttavia, sull'eccedenza verrà applicata un'aliquota fiscale dell'80%. Poiché il sistema di gestione delle paghe olandese è piuttosto particolare, la maggior parte dei datori di lavoro alle prime armi trova molto più conveniente affidarsi a un fornitore di servizi di gestione paghe locale piuttosto che cercare di configurare il proprio software nazionale per gestire gli importanti dettagli della previdenza sociale olandese.

Una pratica lista di controllo per la prima assunzione. 

Per riassumere, pensate al vostro primo dipendente olandese come a una sequenza di traguardi, piuttosto che a una semplice firma su un documento. Non potete assolutamente permettervi di sbagliare, quindi la vostra tabella di marcia inizia con la scelta del modello di impiego. Cercate di decidere fin da subito se optare per una BV, un EOR o una registrazione per non residenti. Una volta stabilito questo, dovrete redigere un contratto conforme alla normativa olandese. Non si tratta solo dello stipendio; si tratta di rispettare gli obblighi necessari, come il periodo di prova di un mese e di specificare esplicitamente come viene gestita la retribuzione dell'8% per le ferie. Prima ancora che il vostro nuovo dipendente apra il suo computer portatile, assicuratevi che l'assicurazione contro le malattie e i contratti di assistenza Arbo siano attivi e funzionanti. Trascurare questo aspetto è senza dubbio il rischio maggiore che possiate correre, poiché in pratica state scommettendo contro la possibilità di un congedo per malattia di due anni.

L'ultima fase riguarda le autorità fiscali olandesi. Avrete bisogno del codice fiscale per le buste paga e di una copia autenticata del documento d'identità del dipendente nei vostri archivi per evitare la temuta aliquota fiscale anonima. Se state trasferendo personale, assicuratevi di ottenere la normativa del 30% e la sponsorizzazione IND, perché perdere queste opportunità è un errore che si ripercuote direttamente sul portafoglio del dipendente. Infine, implementate un sistema di gestione delle buste paga in grado di monitorare il budget WKR per quei benefit esentasse. Seguendo questa sequenza, trasformerete un potenziale campo di battaglia legale in un'esperienza professionale. Non solo sarete in regola, ma costruirete anche solide basi che faranno sentire il vostro primo dipendente olandese parte di un'azienda che sa davvero il fatto suo.

Lista di controllo dettagliata per l'assunzione di dipendenti in Olanda

• Seleziona l'infrastruttura per l'impiego: scegli tra una BV olandese locale, un sistema di gestione delle buste paga per datori di lavoro non residenti o un Employer of Record (EOR).
• Verifica lo stato di obbligo contributivo e pensionistico: verifica il codice SBI della Camera di Commercio (KvK) della tua azienda per accertare la presenza di accordi collettivi di lavoro a livello di settore e fondi obbligatori di settore.
• Assicurazioni di conformità sicure: Ottieni un contratto di medicina del lavoro certificato ("Arbodienst") e un'assicurazione contro le assenze per malattia ("verzuimverzekering") per coprire l'obbligo biennale di indennità di malattia.
• Registrati presso le autorità fiscali olandesi: assicurati il ​​tuo codice fiscale dedicato ("loonheffingsnummer") prima del primo giorno.
• Eseguire verifiche di identità e visti: conservare una copia autenticata del passaporto per eliminare la penale del 52% per l'imposta anonima e presentare il 30% dei documenti relativi alle decisioni entro il termine di 4 mesi.

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