Considerazioni legali per la costituzione di una joint venture nei Paesi Bassi

Desiderate stabilire una presenza commerciale nei Paesi Bassi? O espandere la vostra attività già esistente? Oppure magari volete unire le forze con altri imprenditori olandesi o stranieri per lanciare un nuovo servizio o prodotto che sorprenderà il mercato? Possiamo aiutarvi con tutte le questioni amministrative e pratiche. Intercompany Solutions Siamo specializzati nella costituzione di società olandesi, in particolare della struttura BV olandese. Abbiamo già assistito numerosi stranieri in questo senso e, grazie alla nostra esperienza e alla vasta rete di contatti nel settore, possiamo aiutare anche voi.

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Sintesi: Una joint venture nei Paesi Bassi assume tipicamente una delle due forme: una JV contrattuale (disciplinato esclusivamente da un accordo di cooperazione) o un Joint Venture di Capitale (incorporando un'entità giuridica separata, di solito una Dutch BVSebbene la struttura BV sia preferita per la sua responsabilità limitata e l'immagine professionale che conferisce, il successo di qualsiasi JV dipende dall'"Accordo di JV". Questo documento deve definire chiaramente la ripartizione degli utili, l'autorità decisionale, la proprietà intellettuale e le strategie di uscita per evitare situazioni di stallo e tutelare gli interessi individuali di entrambi i partner.

Caratteristica	Joint Venture contrattuale	Joint Venture di Equity (BV)
Stato legale	Partnership basata su accordi	Entità giuridica separata (BV)
Responsabilità	Spesso illimitato/personale	Limitato al patrimonio aziendale
Velocità di installazione	Molto veloce (a contratto)	Richiede l'autenticazione notarile e la registrazione presso la KvK (Krishi vudù).
Tassazione	I profitti vanno ai soci	Soggetto all'imposta sul reddito delle società
Ideale per	Progetti a breve termine/a basso rischio	Crescita e scalabilità a lungo termine

Cos'è una joint-venture?

Nei Paesi Bassi esistono diversi modi per avviare un'attività. Si può lavorare in proprio come libero professionista (eenmanszaak), collaborare con amici o colleghi in una società di persone (vennootschap onder firma o VOF) oppure costituire una società a responsabilità limitata (besloten vennootschap o BV). Per molti imprenditori stranieri, la BV è la scelta standard perché protegge il patrimonio personale e gode di riconoscimento ufficiale. Tuttavia, in alcuni casi, potrebbe essere opportuno unire le forze con qualcun altro. Questo può consentire di beneficiare di vantaggi come la condivisione delle risorse, la messa in comune delle competenze o la combinazione della conoscenza locale con l'esperienza internazionale, ed è qui che entra in gioco la joint venture (JV). Una JV non è di per sé una nuova forma giuridica specifica; si tratta piuttosto di un accordo commerciale tra due o più parti che concordano di collaborare, condividere profitti e rischi e, spesso, creare un veicolo o una cooperazione contrattuale separata per gestire un progetto. 

Potrebbe trattarsi di una joint venture temporanea, ad esempio per il lancio di un nuovo prodotto, l'importazione di merci o la gestione di un'attività condivisa. Oppure si può decidere di renderla più permanente, a seconda degli obiettivi prefissati. Se state pensando di costituire una joint venture nei Paesi Bassi, è opportuno comprendere il quadro giuridico prima di prendere una decisione. Quale struttura scegliere? Come verranno ripartiti profitti e perdite? Chi è responsabile di cosa? Come funzionano la tassazione e la responsabilità? In questo articolo, analizzeremo tutti gli aspetti legali più importanti per aiutarvi a capire cos'è una joint venture e come costituirla correttamente, evitando gli errori più comuni e rimanendo al contempo conformi alle leggi olandesi.

Perché potresti scegliere una joint venture

Esistono diversi metodi per collaborare con altri imprenditori al di fuori di una joint venture. Quindi, potreste chiedervi perché non avviare semplicemente una nuova attività o unire le vostre imprese. È un'ottima domanda; tuttavia, ci sono molti motivi per cui una joint venture può essere una scelta intelligente. Soprattutto se desiderate vantaggi come la possibilità di cambiare idea, condividere il rischio o ottenere il supporto di esperti che non avete a disposizione. Innanzitutto, una joint venture vi permette di condividere l'intero carico di lavoro legato alla gestione dell'attività. Avviare un'impresa richiede tempo, denaro e impegno, soprattutto in un altro paese. Potete mettere in comune le vostre risorse collaborando con un partner, ad esempio un imprenditore locale che conosce il mercato o le leggi olandesi, o un altro imprenditore internazionale con competenze complementari alle vostre. Questo riduce il rischio personale e operativo, aumentando al contempo il vostro potenziale. In secondo luogo, potete sfruttare i punti di forza reciproci. Potreste avere contatti per l'acquisto di prodotti da altri paesi, ma potreste non conoscere a fondo le normative olandesi o dell'UE in materia di importazione, tasse o requisiti aziendali. Il vostro partner, invece, potrebbe avere una profonda conoscenza del settore. Una joint venture può permettervi di sfruttare le reciproche capacità. Ad esempio, voi potete occuparvi dell'approvvigionamento mentre loro si occupano della conformità, e voi potete occuparvi del marketing mentre loro si occupano della distribuzione.

In terzo luogo, una joint venture offre molta libertà, una caratteristica apprezzata da molti imprenditori. Potreste accordarvi per collaborare a un singolo progetto, come l'arrivo di una fornitura di prodotti, il lancio di un nuovo prodotto o l'ingresso in un nuovo mercato. Potete sciogliere la joint venture al termine del progetto, dividere i profitti e proseguire per la vostra strada. Se tutto va bene, potete anche trasformare la joint venture in una vera e propria azienda. Il quarto punto, spesso trascurato, è che una joint venture può contribuire a costruire fiducia e impegno senza unire tutto. Mantenete l'identità della vostra azienda pur lavorando a stretto contatto con gli altri. Questo può essere utile se voi o il vostro partner avete altre attività, idee diverse o desiderate mantenere separate le questioni finanziarie e legali. Detto questo, una joint venture funziona bene solo se tutti sanno fin dall'inizio quali sono i loro ruoli, le loro responsabilità e le aspettative. Ecco perché è così importante definire correttamente la struttura legale e redigere un buon contratto.

Scegliere la struttura giuridica più adatta per la propria joint venture

Una delle prime questioni legali a cui è necessario rispondere quando si avvia una joint venture nei Paesi Bassi è: come funzionerà questa partnership? Una joint venture (JV) non è una forma giuridica a sé stante; è una scelta di collaborare. È possibile costituire una joint venture tramite la stipula di un contratto o tramite una società giuridica separata, che di solito è una BV (società a responsabilità limitata). Una joint venture contrattuale è la scelta più semplice. Le attività commerciali esistenti collaborano in base a un accordo documentato. Questa soluzione offre una certa flessibilità, ma comporta anche un maggiore rischio personale. A seconda di come vengono definiti gli obblighi, ciascun partner potrebbe comunque essere totalmente responsabile dei debiti aziendali. D'altra parte, la costituzione di una BV (società a responsabilità limitata) per la JV presenta chiari vantaggi: protegge le finanze personali dal rischio d'impresa e la BV diventa il "volto" ufficiale della partnership. 

Gli imprenditori stranieri apprezzano le società a responsabilità limitata olandesi (BV) perché la legislazione è semplice, i requisiti di capitale iniziale sono minimi e i soci possono mantenere il controllo tramite accordi e statuti. A volte i soci iniziano con un contratto e poi trasformano la joint venture in una società a responsabilità limitata quando l'attività decolla. Questo può essere un modo sensato ed economicamente vantaggioso di procedere. Nei Paesi Bassi esistono diverse forme di partnership, come la VOF (società in nome collettivo) o la maatschap (società professionale). Queste possono essere più economiche da costituire, ma comportano una responsabilità personale illimitata, il che non è sempre positivo quando sono coinvolti fondatori stranieri o quando la joint venture rischia di perdere denaro. La decisione migliore per la vostra attività dipende dai vostri obiettivi: se volete lavorare a un progetto a breve termine o far crescere la vostra azienda nel tempo, se volete assumervi un alto livello di rischio o meno e quanto potere desidera ciascun socio. Richiedere una consulenza legale fin da subito può aiutarvi a evitare di dover apportare costose modifiche in seguito.

Clausole chiave in un accordo di joint venture

Indipendentemente dalla struttura che scegliete, il fulcro della vostra joint venture è l'accordo di joint venture. Questo documento definisce nel dettaglio le modalità di collaborazione, non solo nei momenti positivi, ma anche in caso di difficoltà. Dovrebbe descrivere il contributo di ciascuna parte, inclusi capitali, attrezzature, competenze, contatti o accesso al mercato. Deve inoltre disciplinare la distribuzione degli utili: chi riceve quale percentuale e quando possono essere distribuiti i profitti. Molti partner inizialmente trascurano questo dettaglio, ma le incomprensioni in questo ambito sono una delle principali cause di conflitti nelle joint venture. Anche il processo decisionale è fondamentale. Chi ha il controllo delle operazioni quotidiane? Quali decisioni richiedono il voto unanime? Uno dei partner dovrebbe avere il diritto di veto per tutelare i propri interessi? 

In sostanza, stabilire le regole fin dall'inizio generalmente evita lotte di potere in seguito. Ciò significa che l'accordo dovrebbe includere anche le clausole di uscita. Cosa succede se qualcuno vuole uscire? Può vendere le sue quote a un soggetto esterno? I soci rimanenti hanno il diritto di prelazione? Inoltre, un solido accordo di joint venture prepara voi e i potenziali partner ad affrontare situazioni più difficili come controversie, situazioni di stallo o semplicemente quando un partner non adempie ai propri obblighi. Nella maggior parte dei casi, le clausole di mediazione e arbitrato sono strumenti utili per risolvere i problemi senza dover ricorrere alle vie legali. Un altro fattore cruciale è l'attribuzione della proprietà di beni e altri elementi come la proprietà intellettuale. Ad esempio, se lanciate un prodotto insieme, a chi appartiene il marchio, l'elenco dei clienti o qualsiasi nuova tecnologia sviluppata durante la joint venture? Accordi chiari prevengono conflitti qualora il rapporto dovesse terminare. Più preciso è l'accordo, più serena sarà la collaborazione, perché entrambe le parti sapranno esattamente qual è la loro posizione.

Conformità normativa e amministrativa

Una volta deciso come opererà la vostra joint venture, ci sono alcuni passaggi ufficiali che non potete assolutamente tralasciare nei Paesi Bassi. Innanzitutto, la JV deve essere registrata presso la Camera di Commercio olandese (KvK) se opera come persona giuridica o svolge attività commerciali con il proprio nome. Questa registrazione conferisce alla vostra joint venture un numero KvK e un numero BTW (IVA), se necessario. Gli imprenditori stranieri a volte presumono che il partner olandese possa occuparsi da solo di tutta la parte amministrativa, ma entrambe le parti sono responsabili della corretta registrazione e della rendicontazione. Se la vostra JV opera nel commercio internazionale, potreste aver bisogno anche di un codice EORI per la dogana. Quando vendete prodotti o servizi all'interno o all'esterno dell'UE, questo di solito significa che dovrete applicare l'IVA, presentare le dichiarazioni IVA e tenere una contabilità accurata. 

Ricorda che la legge olandese si aspetta sempre trasparenza da te e dai tuoi soci, soprattutto quando più proprietari condividono il controllo. Se un socio gestisce le finanze, concorda fin da subito l'accesso condiviso agli estratti conto bancari e ad altri strumenti come il software di contabilità, perché questo crea fiducia ed evita sorprese. A seconda del settore in cui operi, potrebbero esserci normative aggiuntive da rispettare. Pensa ad esempio all'importazione di prodotti alimentari, all'esportazione di tecnologia, ai servizi finanziari, alla logistica o al settore sanitario. Alcune attività richiedono permessi o certificazioni speciali e una joint venture che non li rispetta può incorrere in ritardi o persino in multe. Un buon consiglio: prima di avviare l'attività, fai una lista di controllo di tutto ciò che l'azienda deve legalmente rispettare. Poche ore di preparazione possono evitare mesi di stress.

Cosa dovresti sapere su responsabilità, capitale e rischio 

Una joint venture può essere entusiasmante, ma comporta anche determinati rischi. Ecco perché è così importante stabilire chi si assume quali responsabilità. Se la joint venture opera tramite una società a responsabilità limitata (BV), nella maggior parte dei casi la responsabilità ricade sulla società stessa, non sui fondatori. Questo è essenzialmente lo scopo della responsabilità limitata: proteggere il patrimonio personale in caso di difficoltà dell'azienda. Tuttavia, la legge olandese prevede che gli amministratori agiscano in modo responsabile. Se la BV si trova in difficoltà a causa di una chiara cattiva gestione, gli amministratori possono comunque essere ritenuti personalmente responsabili, compresi i fondatori stranieri. I conferimenti di capitale sono un altro aspetto fondamentale. Un partner potrebbe investire denaro, mentre l'altro fornisce attrezzature, brevetti o personale. 

Tutti i contributi devono essere valutati equamente e messi per iscritto. Cosa succede, quindi, se la joint venture ha bisogno di fondi aggiuntivi in ​​futuro? Ogni partner investirà di più in base alla propria percentuale, oppure un partner potrà aumentare la propria quota investendo di più? Definire queste regole fin dall'inizio garantisce equità, poiché il rischio non riguarda solo il denaro. Può riguardare anche aspetti come la reputazione, il tempo e/o le responsabilità legali. Un partner che si occupa delle attività operative potrebbe logicamente essere esposto a maggiori rischi quotidiani. In questi casi, si potrebbe cercare di bilanciare l'accordo con maggiori poteri decisionali o una quota maggiore dei potenziali profitti. L'obiettivo principale è piuttosto semplice: assicurarsi che rischio e rendimento siano allineati in modo che tutti siano motivati ​​a tutelare l'attività.

Come vengono organizzati il ​​controllo e il processo decisionale in una joint venture

Molte joint venture iniziano con entusiasmo e ottimismo. Tutti sono motivati, tutti sono d'accordo... finché non si presenta la prima decisione importante. La governance potrebbe sembrare un termine aziendale complesso, ma in realtà significa semplicemente come vengono prese le decisioni e chi è responsabile di cosa. Alcuni fondatori preferiscono un modello molto paritario: ogni decisione richiede l'approvazione di tutti i soci. Questo può funzionare per piccoli progetti, ma può anche rallentare tutto se iniziano a sorgere divergenze di opinione. Un approccio più pratico è quello di dividere il controllo. Un socio potrebbe occuparsi delle decisioni operative, come assunzioni, acquisti e logistica, mentre l'altro si concentra sulla strategia e sulle finanze. 

È possibile creare una struttura di supervisione anche tramite un consiglio di amministrazione o riunioni periodiche tra i soci. Nel caso di una joint venture, i diritti di voto possono essere collegati alla proprietà delle azioni, ma si può andare oltre, prevedendo specifici diritti di veto nell'accordo tra gli azionisti. Ciò significa, in sostanza, che le decisioni relative all'ottenimento di prestiti, alla vendita di beni o al cambio di direzione aziendale potrebbero richiedere l'approvazione di entrambi i soci. È importante ricordare che le controversie sono piuttosto comuni nell'imprenditoria. L'importante è avere una procedura per risolverle. Alcune joint venture prevedono un meccanismo di stallo: prima la mediazione, poi l'arbitrato e, come ultima risorsa, l'opzione di acquisto della quota. Quando tutti conoscono le regole, le discussioni rimangono costruttive anziché cariche di emotività. L'obiettivo è una joint venture in cui prevalgano le idee più valide, non la voce più forte.

Proprietà intellettuale, riservatezza e titolarità dei beni

In molte joint venture, le risorse più preziose non sono macchinari o scorte, ma idee. Magari un partner apporta una formula di prodotto speciale, un software o un marchio affermato. L'altro partner potrebbe contribuire con una rete di clienti, una strategia di marketing o un know-how proprietario. Se non si definisce chiaramente la proprietà intellettuale di ciascun partner, la situazione può diventare rapidamente complessa. È quindi fondamentale stabilire quale proprietà intellettuale rimanga a ciascun partner, quale appartenga alla joint venture e come verrà gestita la nuova proprietà intellettuale in futuro. Un modo semplice per affrontare la questione è il seguente:

• La proprietà intellettuale già esistente è ciò che ciascun partner possedeva già prima della joint venture.
• Un IP contribuito è ciò che consenti alla JV di utilizzare
• Una nuova proprietà intellettuale è ciò che viene creato durante la collaborazione da uno o entrambi i partner

L'accordo di joint venture dovrebbe specificare se la proprietà intellettuale (IP) conferita viene concessa in licenza o trasferita alla JV, a quali condizioni e per quanto tempo. Per la nuova IP, si può scegliere se essa appartenga alla JV stessa o se una delle parti ne sia proprietaria e la conceda in licenza all'altra. Non esiste una soluzione universale, ma è fondamentale che sia messa per iscritto. La riservatezza è l'altra faccia della medaglia. Per collaborare, si condivideranno informazioni sensibili come prezzi, elenchi clienti, processi e forse anche segreti commerciali. Un buon accordo di non divulgazione (NDA) o solide clausole di riservatezza nel contratto di JV proteggono queste informazioni durante e dopo la collaborazione. Potrebbe essere opportuno anche prevedere clausole di non concorrenza e di non sollecitazione, in modo che i partner non utilizzino le conoscenze della JV per competere direttamente tra loro o sottrarre personale chiave. Regole chiare in materia di proprietà intellettuale e riservatezza rendono sostanzialmente più sicuro impegnarsi a fondo nel progetto.

Implicazioni fiscali e problematiche transfrontaliere

Le tasse rappresentano una parte importante di qualsiasi attività commerciale e una joint venture aggiunge ulteriori complessità. I ​​Paesi Bassi godono già di un'ottima reputazione a livello internazionale grazie ad aliquote d'imposta sulle società molto competitive, numerosi trattati contro la doppia imposizione e un sistema giuridico ed economico stabile. In sostanza, la tassazione degli utili dipende interamente dalla struttura aziendale. Ad esempio, una BV olandese paga l'imposta sul reddito delle società e gli azionisti devono pagare nuovamente le tasse quando gli utili vengono distribuiti come dividendi (sebbene esista una cosiddetta esenzione per partecipazione), anche se i vantaggi dei trattati spesso riducono la ritenuta alla fonte per i soci stranieri. Oltre a ciò, anche le norme sull'IVA sono importanti, soprattutto se si vendono beni o servizi in più paesi dell'UE o al di fuori dell'UE. La vostra joint venture potrebbe dover applicare l'IVA olandese sulle vendite, presentare dichiarazioni IVA periodiche o registrarsi in altri paesi dell'UE per le vendite transfrontaliere. È consigliabile chiedere assistenza a un professionista in caso di dubbi, per assicurarsi di rispettare la legislazione olandese.

Se importate merci, potreste beneficiare dell'articolo 23, che vi consente di posticipare il pagamento dell'IVA all'importazione anziché versarla anticipatamente alla frontiera. Questo rappresenta un notevole vantaggio in termini di flusso di cassa per le nuove imprese. Inoltre, se i soci si trovano in paesi diversi, possono sorgere questioni di residenza fiscale: dove paga le tasse la joint venture? Dove ha sede il management? Chi riceve quale quota degli utili? Non si tratta di problemi insormontabili; è sufficiente avere risposte chiare in anticipo. Un breve incontro con un consulente fiscale prima dell'avvio dell'attività spesso evita mesi di confusione in seguito. Pensatelo come un modo per dare alla vostra joint venture un passaporto fiscale pulito prima che parta.

Consigli pratici e alcuni errori comuni da evitare

In generale, una joint venture può avere molto successo se si ha un piano solido e buone idee. La maggior parte delle joint venture non fallisce perché l'idea era sbagliata, ma spesso perché le aspettative non erano chiare. Un errore comune è quello di iniziare "sulla fiducia" e rimandare gli aspetti legali. Tutti sono entusiasti, quindi la joint venture inizia senza un accordo completo. Poi, quando arrivano i finanziamenti (o non arrivano), iniziano i disaccordi. Per evitare ciò, è consigliabile discutere fin da subito gli argomenti più delicati: le regole di uscita, la ripartizione degli utili, il processo decisionale e cosa succede se un partner smette di contribuire. Un altro problema frequente è la disparità di impegno. Un partner potrebbe svolgere la maggior parte del lavoro quotidiano, mentre l'altro beneficia principalmente dei risultati. Se questo aspetto non è bilanciato nell'accordo, la frustrazione aumenta. È possibile evitarlo definendo in modo più chiaro ruoli, responsabilità e compensi: ad esempio, stabilendo un compenso di gestione per il partner che si occupa della gestione operativa o adeguando la ripartizione degli utili nel tempo.

Un terzo errore è quello di ignorare gli aspetti fiscali e di conformità. Alcuni imprenditori danno per scontato che "il commercialista si occuperà di tutto in seguito". Ma se la struttura della joint venture non è chiara, o se le registrazioni e le licenze non sono in regola, si potrebbero incontrare problemi con le autorità fiscali olandesi o con la Camera di Commercio. Correggere tutto in seguito è spesso molto più costoso che fare le cose per bene fin dall'inizio. Infine, molti soci dimenticano di pianificare sia il successo che il fallimento. Immaginate che la joint venture cresca più velocemente del previsto. O cosa succederebbe se voleste venderla? E se un socio volesse uscire, mentre l'altro volesse continuare? Si tratta di questioni serie, pertanto, prevedere opzioni flessibili, come clausole di acquisto, metodi di valutazione e tempistiche chiare, trasforma gli imprevisti in passaggi gestibili anziché in crisi.

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Costituire una joint venture nei Paesi Bassi può essere un modo intelligente per unire le conoscenze, condividere i rischi ed entrare nel mercato con maggiore sicurezza, ma richiede un'attenta pianificazione. Ci sono aspetti di cui è assolutamente necessario occuparsi per garantire un futuro brillante e di successo. Bisogna scegliere la struttura più adatta, definire elementi come la governance, proteggere la proprietà intellettuale e assicurarsi che gli obblighi fiscali e legali siano gestiti correttamente. Perché? Perché questo vi eviterà molti grattacapi in futuro. 

Con un accordo solido e una comunicazione chiara, una joint venture può crescere e diventare qualcosa di più forte di quanto ciascun partner potrebbe costruire da solo. Se desiderate un supporto affidabile per la fase di avvio, ad esempio dalla costituzione di una BV olandese e dalle relative registrazioni alla redazione dei contratti, dalla gestione dell'IVA al mantenimento della disciplina amministrativa, il nostro team è pronto ad assistervi in ​​ogni fase. Voi concentratevi sulla partnership e sull'idea imprenditoriale, e noi ci assicureremo che tutto sia in regola, conforme alle leggi olandesi e ben organizzato. In questo modo la vostra joint venture inizierà non solo con ambizione, ma anche con solide basi per il successo.

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