Dall'inizio dell'e-commerce e di un numero sempre crescente di attività online, anche le varie opzioni innovative per la gestione di un'amministrazione online sono cresciute. Una di queste società di software di successo si chiama Xero: una soluzione di amministrazione online che offre software di contabilità facilmente accessibile per gli imprenditori di tutto il mondo. Soprattutto i negozi online traggono vantaggio dal loro approccio, poiché con questo marchio gestire la tua amministrazione online è eccezionalmente facile. Intercompany Solutions ha scelto di diventare ufficialmente certificato Xero, il che significa che possiamo offrirti una connessione senza soluzione di continuità tra la tua amministrazione e la nostra. In questo articolo delineeremo alcuni vantaggi di Xero, specialmente in combinazione con i nostri servizi di amministrazione.
Cos'è Xero e cosa offre?
Xero può essere descritto come un software di contabilità online, che gestisce tutte le attività finanziarie e fiscali con un'unica soluzione. Puoi confrontarlo con un software di contabilità standard, con la differenza che Xero opera online. Questo è estremamente efficiente perché molti imprenditori sono spesso in viaggio e non sempre hanno accesso ai PC o ai notebook aziendali. Poiché Xero è un software online, puoi accedervi con ogni dispositivo che ha una connessione a Internet. Il software si collega anche direttamente alla tua banca, rendendo possibili transazioni veloci.
Xero ti consente di accedere a vari documenti come fatture in entrata e in uscita, la tua lista di contatti e tutti i tuoi account online, ovunque tu sia. Consente inoltre la collaborazione online, ad esempio invitando il proprio consulente finanziario a entrare. Ciò comporta l'accesso alle informazioni in tempo reale contemporaneamente a colleghi e partner, la possibilità di lasciare commenti e discutere i dati aziendali in tempo reale. Se hai dei dipendenti, il software consente anche loro di inviare le spese in tempo reale, ad esempio quando sono al ristorante. Puoi personalizzare Xero in base alle tue esigenze, in relazione alle dimensioni e alle preferenze della tua azienda. Da quando Intercompany Solutions funziona anche con Xero, possiamo semplificare l'intero processo amministrativo sia per la tua azienda, sia per noi stessi, utilizzando questo software.
Elementi di una solida amministrazione aziendale
Se desideri utilizzare uno strumento specifico per la tua amministrazione (online), ci sono molteplici fattori da tenere in considerazione per quanto riguarda le leggi fiscali e fiscali olandesi. Un'amministrazione deve comportare diverse sezioni e funzionalità obbligatorie, in modo che tu possa avere sempre tutto ciò di cui hai bisogno in un unico strumento o app. Di seguito illustreremo le parti più comuni di un'amministrazione, che avresti dovuto risolvere in ogni momento in una corretta amministrazione.
Ricezione, invio e archiviazione di fatture e preventivi
Una delle parti più importanti di qualsiasi amministrazione è l'entrata e l'uscita di denaro. Pertanto, è necessario un sistema che tenga traccia e paghi le bollette in tempo. Ma dovrai anche essere in grado di collegare fatture, clienti e transazioni. Assicurati di scegliere un sistema che semplifichi queste azioni, poiché ce ne saranno molte. Ciò ti consentirà di avere una panoramica chiara dei debiti e del flusso di cassa generale. Oltre a ciò, cerca anche un sistema con opzioni di progettazione relative a fatture e preventivi. In questo modo, puoi creare tutto tramite un unico pacchetto software.
Essere in grado di tenere traccia di tutti i progetti attuali e passati
Il software di contabilità dovrebbe essere in grado di collegare determinati documenti e azioni, come preventivi, fatture e lo sviluppo totale del progetto. Con un sistema che collega queste informazioni, puoi facilmente tenere traccia dei costi totali, della redditività e dei tempi di qualsiasi progetto all'interno della tua azienda. Se hai diversi progetti attivi in ogni momento, questo si rivelerà uno strumento prezioso.
Reclamare le spese dei dipendenti
Le spese dei dipendenti possono essere disordinate nella migliore delle ipotesi. Se vuoi tenere traccia in tempo reale di tutti i costi che i dipendenti fanno a tue spese, il software che lo consente si rivelerà un grande vantaggio. Dovrebbe inoltre essere possibile presentare, approvare e rimborsare le spese per i dipendenti, preferibilmente anche in tempo reale.
Un buon collegamento con tutte le banche
Un grande vantaggio è qualsiasi sistema che gestisca le operazioni bancarie (quasi) in tempo reale. In caso contrario, rischi di dover attendere diversi giorni, fino all'inizio delle transazioni. Con soluzioni come Xero è possibile connettere ad esse la propria banca e impostare feed bancari. Tutte le transazioni fluiranno in modo sicuro in Xero ogni giorno lavorativo, in questo modo. È anche possibile classificare le tue transazioni bancarie, al fine di mantenere una panoramica sana.
Contatti aziendali e dettagli aziendali
Qualsiasi normale amministrazione contiene, come minimo, le informazioni di base di tutti i contatti che l'azienda ha. Se vuoi che gli audit si svolgano senza intoppi, è necessario avere tutto nello stesso posto e facilmente rintracciabile. Dovrebbe essere facile cercare un cliente o un fornitore, vedere una cronologia completa delle vendite con cui siete stati coinvolti, oltre ad essere in grado di accedere a e-mail, fatture e pagamenti, nonché ai dettagli di contatto.
Un solido database di tutti i file e documenti importanti
Se non ti piace mantenere un database fisico di file, essere in grado di archiviare digitalmente i tuoi documenti è un must per qualsiasi buon software di contabilità. In questo modo, puoi scansionare ogni documento coinvolto con la tua azienda e archiviarlo in modo sicuro per un facile accesso per sempre. Alcuni programmi offrono anche la possibilità di non dover più inserire alcun dato manualmente, il che potrebbe farti risparmiare molto tempo.
Requisiti di segnalazione
È molto importante tenere traccia di tutto ciò che fai, soprattutto a livello fiscale e finanziario. Sarà necessario creare periodicamente vari report contabili a fini fiscali, nonché eventuali possibilità di audit. Soprattutto nei Paesi Bassi, è molto importante tenere traccia della tua amministrazione ed essere sempre in grado di fornire prove.
Logistica e controllo delle scorte
Se possiedi un negozio online, saprai che avere il controllo e l'accesso al tuo inventario corrente in ogni momento è una necessità di base. Ciò significa che soprattutto i negozi online necessitano di una soluzione in tempo reale che mantenga aggiornato un inventario a tempo indeterminato. Eventuali modifiche alle scorte possono avere effetti cruciali sulla disponibilità del tuo negozio. Tieni traccia di ciò che è in magazzino con un solido software di inventario. Questa opzione dovrebbe anche collegarsi alle fatture pagate e inviate.
Possibilità di contabilità multivaluta
Se sei un imprenditore online, ad esempio nel campo dell'e-commerce, avrai inevitabilmente a che fare con clienti da ogni angolo del mondo. Ciò significa che dovrai anche avere a che fare con valute plurali, il che è reso sostanzialmente più semplice da un buon software di contabilità. Cerca strumenti che consentano il pagamento in molti paesi, inclusi i tassi di cambio correnti e le conversioni di valuta istantanee.
Anche le opzioni di analisi sono una necessità
Se ti piace anche guardare al futuro della tua azienda, è assolutamente necessaria una funzione di analisi. Ciò ti consentirà di analizzare il possibile flusso di cassa futuro, collegarlo ai progetti in corso, essere sempre in grado di controllare la salute finanziaria della tua azienda e anche tenere traccia delle metriche. Ciò semplifica anche il calcolo dell'equità dei progetti attuali e futuri.
Intercompany Solutions è il tuo partner amministrativo nei Paesi Bassi
Se vuoi collaborare con un professionista finanziario e amministrativo certificato Xero, la nostra azienda può fornirti tutta l'assistenza e le soluzioni di cui hai bisogno. Dalla registrazione di una società olandese, acquisizione di partita IVA e conto corrente bancario, a assistervi con i servizi contabili e amministrativi noi forniamo. Se desideri ricevere maggiori informazioni sui nostri servizi, o un preventivo personale, non esitare a contattarci direttamente. Il nostro team è sempre felice di fornire consigli.
